Compra de hardware en municipios, una tarea cuidadosa

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Un municipio, para su adecuado funcionamiento, necesita disponer de los recursos humanos y materiales adecuados en forma suficiente. Su disponibilidad es un elemento fundamental para el éxito o fracaso de cualquier política pública. Disponer de personal preparado, pero también de equipos modernos permitirán asegurar que las labores y funciones del municipio se lleven a cabo con eficiencia y eficacia. En el caso del hardware, éste se requiere para realizar las tareas diarias del trabajo municipal, como impresoras, computadoras, monitores, escáners, faxes, teléfonos, plotters, entre muchos otros. Pero adquirir tecnología no siempre es fácil. He aquí algunas recomendaciones recogidas de la identificación de las mejores prácticas internacionales para la compra de equipo:

• Identificar las necesidades de nuevo equipo conforme a las funciones de cada persona para evitar adquirir aquel que exceda los requerimientos del trabajo diario, ya que eso puede llevar a incurrir en un costo innecesario, en la subutilización y en el despilfarro de recursos.

• Hacer una lista de verificación del equipo existente, a fin de determinar con precisión aquellos que necesitan ser sustituidos y comprar sólo las cantidades requeridas. Asegúrese que no existe en el mercado otro equipo capaz de satisfacer de mejor manera las necesidades de su municipio.

• Planificar la compra. Actualmente algunos equipos de hardware tienen una vida útil muy corta. Un error de cálculo o una entrega retrasada puede significar adquirir equipo obsoleto o con menor vida útil de la que estamos pagando.

• Pensar en el ciclo de vida del equipo; esto es identificar con detalle todos los costos asociados a su funcionamiento.

• Considerar que algunos equipos, principalmente los que dependen de un sistema soportado por servidores, requieren la compra adicional de algún software o servicio.

• Traer a valor en pesos de hoy los costos futuros cuando haga el análisis del ciclo de vida del producto.

• Hacer un estudio de mercado mínimo para determinar la pertinencia de la compra, la disponibilidad de proveedores, centros de servicio y equipos suficientes en el mercado local, así como el procedimiento de contratación que pueda garantizar las mejores condiciones de compra en términos de precio, calidad, tiempo de entrega y, a veces, financiamiento.

• Atender los avances tecnológicos. Es importante evitar que el área de compras elabore su requisición conforme a especificaciones técnicas que ya no están disponibles en el mercado, ya que ello puede conducir a comprar equipo obsoleto y a precios altos.

• Conocer el mercado y la comunicación con las áreas usuarias puede ayudar a identificar la mejor solución a las necesidades de equipo de la oficina.

• Hacer una evaluación previa de los diferentes equipos o consultar los estudios de calidad que realizan algunas instituciones y revistas especializadas para poder conocer el desempeño y experiencia de otros consumidores con equipos similares a los que se pretende adquirir.

• Asegurar que el equipo que va a adquirir cumple con todos los estándares requeridos por las disposiciones vigentes, como pueden ser normas oficiales mexicanas, estándares internacionales y otros requerimientos técnicos y de calidad.

• Identificar si el fabricante tiene área de atención a clientes y soporte técnico para la asesoría y ayuda a los usuarios.

• Ubicar los servicios de valor agregado o prestaciones adicionales al equipo principal. No perder de vista que los productos “adicionales” ofrecidos por los fabricantes muchas veces están descontinuados, son de poco valor o no son necesarios.

• Tener en cuenta que tratándose de tecnología no necesariamente lo más caro es lo mejor, pero tampoco lo más barato. ¿Qué hacer entonces? Comprar lo que mejor satisface la necesidad de mi municipio al precio más bajo.

• Considerar que el equipo ofrezca soluciones para personas con diferentes características y condiciones.

Una recomendación final, compre como si se tratara de adquirir los artículos para usted mismo.

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