Los “libros blancos” y la importancia de las decisiones

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Libros BlancosTransparentar el ejercicioEn la administración pública tomar decisiones no es fácil porque de ellas derivan responsabilidades, y a veces se olvida el contexto en el que sucedieron. Para evitarlo, y como una ayuda de memoria, son elaborados los llamados “libros blancos” (LB). La narración de los hechos de una gestión permite evaluar lo sucedido, puntualizar logros, reconocer retos y apuntar los pendientes que no se concluyeron por distintos motivos, lo que favorece la reflexión, la evaluación y la elaboración de propuestas.

De conformidad con lo dispuesto en los “Lineamientos para la formulación del informe de rendición de cuentas de la Administración Pública Federal 2000-2006, así como para la elaboración e integración de libros blancos” (LLB), primer documento en el que formalmente se reconoce este importante instrumento de rendición de cuentas, un LB se elabora cuando a juicio del titular de la dependencia o entidad se considere necesario dejar constancia documental del desarrollo de programas y/o proyectos de gobierno, así como de otros asuntos que estime relevantes, y forma parte integral del informe de rendición de cuentas al que los servidores públicos están obligados en el cambio de administración.

En los LB se describen y presentan, en forma cronológica, las acciones conceptuales, legales, presupuestarias, administrativas, operativas y de seguimiento que se hayan realizado, así como los resultados obtenidos por el programa y/o proyecto seleccionado.

ORIGEN Y TRA YECTORIA

Durante el gobierno de Miguel de la Madrid Hurtado se avanzó en disposiciones para combatir la corrupción, por lo que se creó la Contraloría General de la Federación como un organismo que colaboraría en la prevención de errores y desarrollo de buenas prácticas en la administración pública federal. En esa época, las tareas de supervisión y control fueron las más relevantes.

Posteriormente, durante la presidencia de Carlos Salinas de Gortari, se elaboraron LB en todas las dependencias y entidades públicas, para dar cuenta de las gestiones realizadas en esos años.

FoxCon el presidente Ernesto Zedillo Ponce de León se planteó que la ya para entonces Secretaría de la Contraloría y Desarrollo Administrativo debía avanzar más en el tema de la previsión y no sólo del control. Las experiencias ya habían arrojado buenas prácticas y experiencias concretas.

Así, los LB responden al propósito del gobierno federal de contribuir a transparentar el ejercicio de la función pública, que inició con el proceso de transición gubernamental del año 2000, con series documentales de los programas y las acciones orientadas a alcanzar los objetivos propuestos en el Plan Nacional de Desarrollo, así como a solucionar los problemas identificados y señalados en el mismo. Por su parte, el Congreso había avanzado en la descentralización del gasto público, y las entidades federativas ya firmaban convenios no sólo de control y supervisión, sino de otros aspectos que tendían a mejorarlo y hacerlo más rentable. Surgió entonces la Auditoría Superior de la Federación, órgano de supervisión y control de los tres poderes y de los organismos autónomos, encargado de coordinar acciones con los tres niveles de gobierno en materia de ejercicio del gasto federal. Fue entonces cuando las entidades federativas incorporaron también los LB.

Para enfrentar nuevos retos y contar con una administración pública orientada a la prestación de servicios eficientes, oportunos y de calidad, a fin de que respondiera oportunamente a las demandas de la sociedad, promoviera el uso eficiente de los recursos para atender las necesidades sociales y rindiera cuentas de su actuación a los ciudadanos, en 2003 fue creada la Secretaría de la Función Pública.

Esta dependencia coadyuvaría al mejoramiento y la modernización del proceso administrativo en su planeación, ejecución y control.

Ya con esta nueva estructura gubernamental, en 2005 se emiten diversas disposiciones para transparentar la transición del gobierno del entonces presidente Vicente Fox Quesada a la administración del presidente Felipe Calderón Hinojosa.

Así, el 14 de septiembre de 2005 se expide el “Decreto para realizar la entrega-recepción del informe de los asuntos a cargo de los servidores públicos y de los recursos que tengan asignados al momento de separarse de su empleo, cargo o comisión”, y el 13 de octubre del mismo año, al amparo del Acuerdo para la Rendición de Cuentas de la Administración Pública Federal 2000-2006, la Secretaría de la Función Pública expide los LLB. En esa misma fecha, se publica en el Diario Oficial de la Federación el “Acuerdo que establece las disposiciones que deberán observar los servidores públicos al separarse de su empleo, cargo o comisión, para realizar la entrega-recepción del informe de los asuntos a su cargo y de los recursos que tengan asignados”.

ELABORACIÓN Y ORGANIZACIÓN

Personas en gradasUna buena redacción del documento siempre ayuda a una mejor comprensión. De lo que se trata es de narrar con claridad la toma de decisiones y los logros obtenidos. Éstos se deben resumir en una frase o una idea, y ver si realmente se está transmitiendo el mensaje clave.

El documento deberá describir y presentar de manera cronológica las acciones y las decisiones que se hayan realizado, así como los resultados obtenidos por el programa o el proyecto seleccionado para integrar el LB. Se recomienda tener un soporte de todo lo anterior integrado con copias fotostáticas o digitales de los documentos respectivos en los anexos.

Se recomienda que los LB tengan los siguientes apartados:

1. Presentación. Debe incluir el objetivo, el fundamento legal, la explicación de lo realizado y una breve cronología.

2. Antecedentes. Reportar si ya había avances, manuales y guías, o si se inició el proceso de institucionalización y por qué se hizo, así como establecer las fechas de inicio y de conclusión.

3. Marco normativo. Hacer referencia a la normatividad aplicable a las acciones realizadas durante la ejecución del programa o proyecto, así como de la forma en que se cumplió.

4. Vinculación del programa o proyecto con el Plan de Desarrollo y otros programas. En la planeación hay un mandato que compromete logros; pero a veces nos encontramos con problemas no previstos que deben ser resueltos, en cuyo caso es útil referir si existió mandato del Congreso o del Poder Judicial, o si las acciones derivaron de las funciones y las atribuciones de la Secretaría y del área correspondiente.

5. Síntesis ejecutiva del programa o proyecto. Este capítulo debe hacerse en términos presupuestales, y debe incluir una breve descripción cronológica de las principales acciones.

6. Acciones realizadas. Incluir la documentación referente a: Programa de trabajo; Autorización presupuestal y calendario de gasto; Aplicación de recursos; Integración de expedientes y de proyectos ejecutivos; Documentación soporte de la aplicación de los recursos.

7. Seguimiento y control. Explicar la forma en que se llevó el registro y desarrollo del proyecto o programa, las dificultades que se enfrentaron y cómo se superaron, y si hubo reprogramaciones y afectación en las metas.

8. Resultados y beneficios alcanzados. Hacer un recuento del cumplimiento de metas y de los beneficios a la población objetivo; realizar un informe presupuestal, contable y de resultados, así como uno de la resolución de observaciones del órgano interno de control.

9. Informe final del responsable de la ejecución del programa o proyecto. Presentar un balance de los logros, los retos, las desviaciones y las reprogramaciones, así como de los trabajos pendientes y sus causas.

10. Informe del titular del órgano de control. Resumir la validación del proceso a través de la afirmación de su apego a la normatividad, así como expresar la opinión técnica.

TESTIMONIO INSTITUCIONAL

Para la elaboración del LB es muy importante reflexionar sobre numerosas cuestiones: ¿qué se hizo?, ¿por qué se realizó de determinada manera?, ¿se respondió a un problema coyuntural o de largo plazo?, ¿quiénes fueron los actores de la historia?, ¿cómo se tomaron las decisiones de fondo?, ¿se apegaron las decisiones a la normatividad o se tuvieron casos de excepción?, ¿por qué y cómo se lograron las metas y a quiénes se benefició?, ¿qué faltó por hacer? Sólo con esas respuestas se podrá narrar la historia de una gestión.

Las instituciones deben tener la capacidad de dar a los mexicanos mejores respuestas, oportunas, transparentes, sencillas y baratas. Por esto, los LB no deben ser vistos sólo como un deber, sino como una oportunidad. No son un nuevo engorro burocrático sino un importante testimonio de por qué y cómo funcionan nuestras instituciones.

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