Acervo documental bien protegido

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Ángeles Magdaleno y Aurora GómezUn permiso firmado por el primer virrey de la Nueva España, Antonio de Mendoza, para la explotación de una hacienda en 1541; un bando rubricado por su sucesor Pedro Garibay, en 1808, que prohíbe la portación de armas de cualquier tipo, así como un documento de 1688 con la firma de un notario que registra la fundación de la Villa de Santiago de la Monclova, capital de la entonces provincia de Coahuila; son documentos que se antojan en un archivo histórico, pero están a la venta.

Estos papeles figuran en un catálogo de la Casa de Subastas Morton, especializada en el negocio de arte y antigüedades.

¿Cómo llegaron ahí? Es un misterio. Su destino también es incierto, pues con suerte pueden ir a parar a un museo, ser reincorporados a sus acervos en caso de que hayan sido robados o simplemente quedar almacenados en una colección privada.

Se trata de documentos con un valor histórico incalculable, como muchos otros que están resguardados en archivos públicos y privados, y que por lo mismo son vulnerables a la sustracción ilegal ante la ausencia de una legislación que regule su custodia y resguardo. Con el fin de subsanar este vacío, el pasado mes de enero entró en vigor la Ley Federal de Archivos.

Aurora Gómez Galvarriato, directora general del Archivo General de la Nación (AGN) comenta que la importancia de esta nueva legislación radica, por una parte, en la posibilidad de contar con un instrumento jurídico que respalda la conservación, consulta y difusión de los archivosen el país, y por otro lado, en la posibilidad que ofrece a los tres órdenes de gobierno y a los archivos autónomos de coordinarse para conservar y proteger el patrimonio documental.

CONSEJO NACIONAL

Para lograr ese objetivo, la Ley contempla la creación del Consejo Nacional de Archivos, un órgano colegiado presidido por el AGN e integrado por representantes de los archivos de los tres Poderes de la Unión; los poderes legislativos y ejecutivos estatales; la Red Nacional de Archivos de Educación Superior, la Asociación de Archivos y Bibliotecas Privadas, así como los representantes de los archivos de los estados y municipios electos en la Reunión Nacional de Archivos, entre otras instituciones.

El Consejo, que se prevé esté constituido al término de este mes, establece además una política nacional de archivos públicos y privados, así como las directrices nacionales para la gestión de documentos y la protección de la memoria archivística nacional, las cuales, apunta, serían de gran ayuda para instituciones como los ayuntamientos.

“Los municipios tienen prácticamente la misma estructura en sus archivos, tienen el mismo tipo de expedientes y no es lógico que cada tres años se tenga que inventar la organización de los acervos, sino que debe haber manuales de cómo hacerlo, y eso es lo que vamos a producir a través de este Consejo, que contempla comités de cada tipo de archivo dependiendo de lo que se quiera trabajar”, detalla.

AcervoA nivel estatal sólo 22 entidades del país cuentan con una ley de archivos o de documentación, por lo que a decir de Aurora Gómez, la nueva regulación representa una buena oportunidad para que los estados que carecen de una normatividad archivística retomen el modelo de la Ley Federal de Archivos y con ello sea más eficiente la colaboración en materia de protección y conservación de los acervos.

En cuanto a los archivos con valor histórico, la Ley Federal de Archivos le otorga al AGN la facultad de declarar patrimonio documental de la nación a los documentos que sean de interés público. Para ello contempla la creación del Registro Nacional de Archivos Históricos donde se asentará la memoria documental del país. En este registro quedarán plasmados los datos sobre los acervos y la infraestructura de los archivos, así como la información de los documentos declarados Patrimonio Documental de la Nación.

La Ley indica que los archivos adscritos al Registro Nacional de Archivos Históricos deberán actualizar cada año los datos sobre sus acervos y sobre los particulares que sean propietarios de documentos o archivos declarados como patrimonio documental, inscritos en el Registro Nacional, e informar sobre cualquier cambio que afecte los documentos o acervos, sea en su estado físico o patrimonial.

ARCHIVOS HISTÓRICOS CONFIDENCIALES

La historiadora Ángeles Magdaleno, quien dirige la asociación civil Defensoría de Usuarios de Archivos (DUDA), coincide en que la Ley Federal de Archivos es un paso importante para impedir el saqueo de los acervos.

Pero apunta que así como la Ley tiene puntos a favor también los tiene en contra. Uno de éstos últimos es lo previsto en el Artículo 27, que señala que la información clasificada como confidencial que se conserva por tener valor histórico, será confidencial por un plazo de 30 años, o bien de 70 años si contiene datos personales que afecten a la esfera más íntima de su titular o cuya utilización indebida represente un riesgo grave para éste. Tales documentos se identifican como históricos confidenciales.

“Un archivo es histórico o es confidencial, no puede ser las dos cosas al mismo tiempo, y eso es simplemente la flojera de las instituciones para negarse a dar las versiones públicas de la documentación”, asevera la historiadora.

Por su parte, la directora del AGN explica que existe un procedimiento mediante el cual el investigador puede tener acceso a esos archivos en la medida que argumente su importancia para el avance en el conocimiento y se comprometa a no difundir la información personal.

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