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Control de bienes municipales a distancia

El software Sistema de Administración de Bienes Patrimoniales del programa Refim permite tener un registro estricto sobre las propiedades de los gobiernos locales

ComputadoraEl correcto aprovechamiento de los bienes patrimoniales tiene importantes beneficios con relación a su uso, así como considerables ahorros presupuestales al evitar la duplicidad en gastos y mantener un control estricto de los bienes con los que cuenta un municipio.

Por el contrario, la falta de control patrimonial tiene consecuencias de diversa índole, clasificadas en dos aspectos: operativos y administrativos.

En cuanto a la administración se refiere, el Consejo Nacional de Armonización Contable (Conac) establece el modelo para elaborar estados financieros donde se registra el patrimonio de los gobiernos. La falta de la adecuada contabilidad puede acarrear responsabilidades legales y no sólo administrativas.

Con relación a los bienes muebles (automóviles y maquinaria), se puede llegar a tener una responsabilidad legal con terceros. Por ejemplo, es una falta que un automóvil que en patrimonio se encuentra en proceso de baja, se habilite por cuestiones operativas para el servicio sin que cuente con seguro vehicular y sin conocer quién es el usuario del mismo.

La incorrecta administración de los bienes puede provocar serias dificultades, entre ellas se encuentran: la duplicidad de gastos al no saber con qué recursos se cuenta, el desconocimiento del destino de los mismos, tener bienes ociosos que no generan valor pero sí costos y dificultades en procesos de transparencia al no contar con inventarios organizados y actualizados.

Alcance del proyectoHERRAMIENTA ÚTIL

Ante este panorama, surgen instituciones como la Asociación Internacional de Administración de Ciudades y Condados (ICMA, por sus siglas en inglés), que es una asociación internacional de city managers, sin fines de lucro, que brinda programas de asistencia técnica a gobiernos locales en múltiples temas, incluido el de control patrimonial.

Jaime Villasana Dávila, director de Operaciones de ICMA Latinoamérica, explica que la asociación a su cargo opera el Programa de Reconocimiento al Fortalecimiento Institucional Municipal (Refim), el cual apoya a los gobiernos locales a elaborar sus manuales de políticas y procedimientos, a hacer un mapeo de los procesos involucrados, así como a diseñar los indicadores respectivos del área.

Como parte de dicho programa, ICMA ofrece una herramienta para el control y correcta administración de bienes patrimoniales. Se trata del software Sistema de Administración de Bienes Patrimoniales, el cual permite tener un registro estricto sobre el inventario propiedad del gobierno. Para ello concretó una alianza con Tecnologías Rethos, empresa dedicada a desarrollar e implementar proyectos en el área de tecnologías de la información, quien proporcionó el software.

En la gestión municipal, el Sistema de Control de Bienes Patrimoniales hace más eficiente el suministro y baja de muebles e inmuebles, procesos de control interno, inventarios y administración de inmuebles con sus respectivos resguardos, todo esto dentro de las leyes y lineamientos aplicables en la materia y con el uso de tecnologías de vanguardia.

Dicho sistema facilita el control de bienes asociados a la gestión pública y simplifica la elaboración de reportes actualizados con la situación al detalle de cada uno, registra el ingreso, ayuda a realizar transferencias de ellos entre personas de su organización y también vigila los movimientos de las pertenencias hasta que termina su ciclo de vida.

Miguel Ángel Cajigas Bustamante, director de Tecnologías Rethos, explica que “al no tener actualizados a los resguardantes de los bienes, hace que se desconozca el uso y destino de los mismos, impidiendo renovar o modernizar tales recursos, lo que merma la capacidad operativa para brindar servicios públicos de calidad”.

Este sistema automatiza el registro, seguimiento y función de bienes gubernamentales desde su adquisición hasta la etapa de destrucción o donación, según lo que cada legislación local tenga como último destino para los mismos, a su vez se generan actas de subresponsables, lo que facilita conocer quién está a cargo de los recursos.

RESULTADOS PALPABLES

Actualmente, los municipios generan una enorme cantidad de papel en la elaboración de resguardos por empleado, además de malgastar tiempo para realizar las asignaciones de bienes. Con la implementación del Sistema de Control de Bienes Patrimoniales se elimina por completo el uso de papel y los tiempos disminuyen, ya que con el modulo móvil se pueden tomar los datos y firma del resguardante y se generan e imprimen las etiquetas (códigos de barras o códigos QR) para los bienes asignados, coinciden Jaime Villasana y Miguel Ángel Cajigas.

Consejos prácticos para los gobiernos y entidades públicas“Consideramos que sí es necesario que se requiera, progresivamente, de un mayor nivel de capacitación y de profesionalización de los integrantes de las Unidades de Control Patrimonial, pues las actividades no se reducen a ser reiterativas, sino también a brindar soporte en la solución de casos complejos, tanto de transferencia como de adquisición de bienes muebles e inmuebles estatales”, señala Villasana Dávila.

En México, el ayuntamiento de Puebla, Puebla, ha participado desde 2005 en el programa Refim, por el cual ha logrado el desarrollo de documentación y medición de políticas, principios y parámetros operativos, entre los que se cuenta la correcta administración de bienes patrimoniales. Con lo anterior se ha conseguido el afianzamiento institucional, acortar los tiempos de entrega-recepción de los despachos y se ha mejorado el desempeño de la administración municipal en el corto, mediano y largo plazo.

Otros municipios que han utilizado el Refim son: Chihuahua y Delicias, Chihuahua; San Pedro Garza García, Nuevo León; Zapopan, Jalisco; Campeche, Campeche y Guadalajara, Jalisco.

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