Software para organizar y gestionar contratos

Existen soluciones que permiten elaborar en menos tiempo versiones públicas digitales para los ciudadanos que solicitan información a los gobiernos

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FOTO: DREAMSTIME

Hoy día, los gobiernos locales manejan grandes volúmenes de datos, los cuales deben ser procesados rápidamente para cumplir en tiempo y forma con lo que disponen leyes como la de transparencia y armonización contable, por ejemplo. Pero además de toda esa información, las administraciones necesitan dar seguimiento preciso a los datos que todos los días generan, así como a los documentos importantes, como los contratos.

Mario Pedreros, gerente General para México del fabricante estadounidense de dispositivos de imagen e impresoras Lexmark, que cuenta con una solución de manejo de contratos para el Gobierno Federal, asegura que los contratos en papel comprometen la integridad de la información, haciéndola vulnerable a alteraciones maliciosas o pérdida de datos, lo que podría tener implicaciones de carácter jurídico.

“Las organizaciones aún manejan archivos en papel o fotografías, lo que dificulta su organización y seguimiento, las soluciones que ofrecemos están enfocadas a resolver los problemas de grandes volúmenes de información, digitalizamos de manera sistemática los documentos con tecnología avanzada que permite el reconocimiento de información en archivos de imagen”, explica el empresario.

Las nuevas tecnologías ofrecen herramientas que facilitan la realización de este tipo de trabajo con bastante eficiencia y con la certeza de que los documentos que se manejan a través de medios informáticos son más seguros que las versiones en papel.

HERRAMIENTAS MULTITAREAS

En el mercado existen soluciones de software capaces de automatizar el proceso de administración de contratos; gracias a dichas herramientas es posible mantener en una base de datos toda la información referente a los contratos celebrados por los gobiernos para asegurarse de que los bienes y servicios adquiridos contengan las características deseadas.

Pedreros comenta que estas soluciones también están dirigidas a resolver los problemas que implica mantener organizados los archivos, así como a facilitar la localización de información determinada.

Se trata, refiere, de soluciones dirigidas a unir dos tipos de información: estructurada y no estructurada. La primera es la que ya se encuentra en archivos digitales y que puede ser manipulada con cualquier dispositivo, o mediante programas, y necesita puntos en los cuales se pueda unir con el segundo tipo de información que se encuentra en fotografías, documentos o cualquier elemento que no se trate de datos.

La información puede provenir de varios puntos, como la captura de órdenes de compra, contratos de proveedores y vendedores, subastas, correspondencia, facturas, entre otras, directamente desde el correo electrónico, fax, archivos o escáneres.

Algunas herramientas tienen la capacidad de manejar, además de contratos, otro tipo de información, como registros ciudadanos y de servicios, asimismo, son capaces de establecer vínculos entre estos datos para obtener reportes más precisos sobre la información solicitada.

MENOS OPACIDAD

Otra de las características de estas herramientas es que permiten generar grupos de acuerdo con diferentes categorías o variables establecidas por el usuario, con lo que se puede programar una estrategia diferente para contratación de productos o servicios en función de las necesidades de cada organización.

“Cualquier orden de gobierno puede encontrar utilidad en esta herramienta, pero lo que debemos tener en cuenta es que quienes tienen un manejo demasiado voluminoso de información son quienes verán más utilidad en este tipo de productos”, refiere el directivo.

Mario Pedreros comenta que en los casos de los contratos cuyas cláusulas son adaptadas o modificadas con el transcurso del tiempo, la herramienta es capaz de identificar estas modificaciones y dar seguimiento al proceso de adaptación del contrato, además de establecer mecanismos de seguridad para la validación de documentos y cambios.

En cuanto a la inversión que se debe realizar para el uso de esta solución, Mario Pedreros indica que el monto se establece en función del tamaño de la organización que la requiere y del equipo que se tenga que adaptar para la captura de los datos, que es preciso registrar en formatos digitales.

“Si requieres tecnología demasiado sofisticada la inversión será mayor y depende de qué tan avanzada esté la digitalización de los archivos, si partes desde cero eso impacta en el costo, pero si hablamos de una organización poco compleja en el manejo de datos podemos partir de un costo aproximado de 30 mil dólares”, apunta.

Esta solución puede ser programada para reconocer palabras clave, números de contratos e información sensible que sólo algunos usuarios pueden consultar de manera íntegra, lo que permitiría elaborar en menor tiempo versiones públicas de documentos que se deben entregar a ciudadanos que ejercen su derecho al acceso a la información del gobierno.

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