En la pasada colaboración hablamos del #Protocolo en la administración pública y de su importancia como  herramienta de comunicación. Y es justo en el tema de la comunicación que hoy quiero compartirte la importancia de que como institución pública se cuente con un Manual de Protocolo.

Un Manual de Protocolo es una herramienta que responde a una necesidad de saber qué hacer en situaciones particulares y, a la vez, orienta para resolver imprevistos y situaciones especiales, siempre desde el punto de vista del Protocolo.

Cuando se elabora un manual se hace con un objetivo, difundir y apoyar a las áreas para que la gestión de las actividades y eventos generen un posicionamiento y, sobre todo, una reputación solida y consistente.

Quizás en este momento te preguntes si la institución o dependencia donde trabajas necesita un manual de protocolo y te ayudaré con la respuesta: Sí, sí lo necesitas, pues como herramienta de utilidad, te permitirá crear, mantener y posicionar una imagen y reputación congruente con tu quehacer cotidiano.

¿Qué aspectos incluye el manual de Protocolo?

Debo decirte que no hay un guion genérico, pero en mi experiencia los puntos mínimos que debe abarcar son:

1. Precedencias
2. Uso de banderas.
3. Recepción de autoridades.
4. Regalos corporativos.
5. Correspondencia
6. Desarrollo de eventos.
7. Defunciones

Vamos a desarrollar  algunos  de estos temas.

1.- Precedencias

Nos referimos al orden y lugar que tienen los funcionarios en función de la jerarquía, función o cargo o afinidad al tema y por supuesto, del tema y evento. Queda claro que con las figuras del Presidente, Gobernador o Alcalde este es un trabajo fácil, pero cuando involucramos Secretarios, o Directores u otro tipo de funcionarios, debes saber, y tu gente también, el lugar que ocuparán en los distintos eventos, o bien, en distintos ámbitos, ya sea en un vehículo, en un recorrido a pie o bien, en una mesa de trabajo.

Debes determinar quiénes presiden el evento y entonces ubicarlos en un croquis imaginario que debes plasmar en este documento. Así, el día que sea necesario, tu equipo puede basarse en este documento y cumplir con el objetivo del evento o actividad en cuestión acomodando a los invitados y el presídium en el lugar que les corresponde.

2.- Uso de Banderas

En este punto debes definir que si está presente la Bandera de México, deberá ubicarse en el lugar de honor, unos centímetros más adelante de las demás y que debe tener una altura superior.

Ahora supongamos que es una firma de convenio con 3 empresas y cada una de ellas tiene su propia bandera o estandarte, pues bien, debe quedar plasmado que usando un montaje alternado, la bandera de México va en el sitio de honor, y a sus extremos respectivos, la bandera de la empresa 1 a la derecha, luego, en el lugar opuesta, la de la empresa 2 y así sucesivamente.

Hago un paréntesis. Usé puro texto para definir el punto, pero si hubiera usado símbolos o imágenes la idea seria mas clara, pues eso debes considerar en la redacción del documento, dar las indicaciones y la medida de lo posible, indicar con un dibujo la idea que quieres transmitir.

3.- Recepción de autoridades

Cuando tienes invitados de honor, ¿saben quién debe recibir a quién y dónde se les debe de recibir?

Muchas relaciones se caen por un mal recibimiento, así que aquí defines quién recibe a quién y dónde, así, si viene un superior, sabes que lo puedes recibir en la entrada a la empresa o bien, si es un igual, en la recepción de tu oficina. Ojo, todo eso son ideas generales, por supuesto debes de considerar otros detalles como objetivos de la reunión entre otras cosas.

4.- Correspondencia

Parece ser para muchos que la correspondencia ha pasado a segundo término dado los avances y facilidades de comunicación digital que tenemos al alcance a través de un mensaje de audio, un mensaje de texto y otros.

Pues si bien ha cambiado el esquema, el arte de bien escribir sigue dando puntos y beneficios a quien bien lo practica.

En el manual de Protocolo se determina el estilo de comunicación en función de:

• Jerarquía
• Asunto o tema
• Alcance
• Justificación

Por ejemplo, si solemos mandar tarjetas de cumpleaños, se define un mensaje institucional por año y para personalizarlo, se sugiere que quien lo firme lo pueda hacer de puño y letra y en la medida de lo posible agregar un breve texto que haga sentir al homenajeado conocido y bien atendido.

Como te darás cuenta, el manual de Protocolo es un instrumento de trabajo que reúne en un mismo lugar todas las indicaciones, reglas, costumbres y forma de trabajo de una institución o dependencia. Bien vale la pena que si no lo tienes, empieces a realizarlo, te aseguro que te ayudará en el día a día.

Si tienes alguna duda puedes contarnos al mail [email protected] y con gusto te ayudaremos.

Felipe Reyes Barragan

Asesor en protocolo y relaciones públicas

[email protected]