El uso de la firma electrónica reduce el tiempo en el que los ciudadanos realizan sus diligencias y facilita la gestión de documentos. Entidades como Colima y el Edomex, así como el municipio de Xalapa, Veracruz, son pioneros en el uso de esta herramienta

Hoy día, la implementación de soluciones tecnológicas que hagan más fáciles las labores de la administración pública es imprescindible, desde los procesos más complejos, hasta el simple hecho de signar un documento.

El empleo de la firma electrónica es una muestra de cómo el uso de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) abona a la eficiencia de los gobiernos. Y si hay un gobierno estatal que sabe de la efectividad de esta solución es el de Colima.

Dicha entidad ha logrado destacar en el ámbito internacional por sus prácticas exitosas en la aplicación de tecnología para mejorar en forma consistente la atención a los ciudadanos. Por ejemplo, es pionero en proporcionar Internet inalámbrico de forma gratuita en 319 plazas públicas de los 10 municipios de la entidad, a través del programa Colima Online, es decir, tiene una cobertura de 82 por ciento de la población.

Ventajas de la firma electrónica

Ahorro en insumos y demás gastos administrativos, al reducir el uso de papel. Posibilidad de presentar avisos a través de Internet. Consulta de la situación fiscal del contribuyente por Internet. Los documentos firmados electrónicamente tienen las mismas funcionalidades y garantías que un documento físico. Gracias a sus características de no repudio y autenticidad, brinda más certeza jurídica a los contribuyentes en sus transacciones. Envío de información fiscal de relevancia mediante boletines vía correo o buzón electrónico. Trámites que se pueden realizar de manera electrónica. Fuente: General Electric Lighting para México, Centroamérica y el Caribe.

En 2010 se hicieron modificaciones a la Constitución colimense en la que se estableció como derecho de los ciudadanos el acceso a la Sociedad de la Información y el Conocimiento, de esas modificaciones surgió el Instituto Colimense para la Sociedad de la Información y el Conocimiento (ICSIC), encargado de atender las necesidades de los ciudadanos en materia de TIC.

NO MÁS COPIAS

Juan José Alcaraz Robles, quien dirige el Instituto, comenta en entrevista con Alcaldes de México que, desde 2013, se han realizado esfuerzos continuos para lograr la digitalización de gran parte de los trámites que los ciudadanos deben realizar ante las oficinas gubernamentales. “El gobierno estatal se dio cuenta de que era redundante expedirle al ciudadano un documento como el acta de nacimiento para solicitarlo después en otros trámites, lo importante es tener un registro de cada ciudadano, hacer una primera verificación de documentos que se subirán a la nube, con el propósito de facilitar trámites en otras oficinas que ya no pedirán documentos que se encuentren en el Registro Estatal de Personas Acreditadas, la búsqueda se realiza con la Clave Única de Registro de Población (CURP)”, comenta Alcaraz.

La firma electrónica fue otra de las soluciones innovadoras que el gobierno del estado adoptó. Se adquirió el equipo necesario y la solución técnica para su operación con una inversión superior a los 6 millones de pesos (mdp); asimismo, en 2010 se constituyó la Autoridad Certificadora del Gobierno del Estado de Colima.

El gobierno colimense ha logrado la disminución de tiempos de respuesta en cuanto a la realización de trámites ante las autoridades locales. Un ejemplo es que los derechohabientes del Fondo de Vivienda del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales para los Trabajadores del Estado (FOVISSSTE) en la entidad pueden realizar la cancelación de la hipoteca mediante el uso de la firma electrónica, con lo cual se logra un ahorro en tiempo al realizar el trámite en uno o dos días, en comparación con los seis a 15 días que tardaban anteriormente.

Además, con la integración de la firma electrónica a los documentos oficiales se reduce el manejo de archivos impresos en papel. Hoy día, los certificados de educación básica se tramitan por Internet con firma electrónica. Por su parte, los ciudadanos también encuentran menos dificultades en integrar un expediente ya que los documentos que cuentan con esta herramienta de identidad ya no les serán requeridos en copias simples.

Asimismo, desde mediados de 2014, el gobernador del estado, Mario Anguiano Moreno, ha sostenido reuniones con funcionarios de la Secretaría de Relaciones Exteriores (SRE), con el propósito de sentar las bases para desarrollar un plan estratégico en materia de coordinación gubernamental, para que los documentos con firma electrónica emitidos por el gobierno del estado de Colima tengan validez en las oficinas consulares en Estados Unidos.

TRES LLAVES

La firma electrónica es un instrumento legal que tiene la misma validez que una firma autógrafa, que se plasma en documentos electrónicos, lo que representa ventajas adicionales.

Javier Alarcón Irigoyen, director general de Seguridata, empresa proveedora de soluciones para procesos de negocio seguros, comenta que los documentos signados con firma electrónica son más fáciles de controlar, ya que cualquier alteración en el contenido firmado originalmente es notificada a los interesados y, de ser el caso, queda sin validez de ningún tipo.

Para tener en cuenta
Los prestadores de servicios de certificación que estén interesados en adquirir el carácter de autoridad certificadora deberán:
Contar con el dictamen favorable de la Secretaría de la Función Pública (SFP).
Cumplir con los demás requisitos que establece la Ley de Firma Electrónica Avanzada.
Los notarios y corredores públicos, así como las personas morales de carácter privado deberán presentar el documento emitido por la Secretaría de Economía (SE) que los acredite como prestadores de servicios de certificación.
Las autoridades certificadoras tendrán las atribuciones y obligaciones siguientes:
Emitir, administrar y registrar certificados digitales, así como prestar servicios relacionados con la firma electrónica avanzada.
Llevar un registro de los certificados digitales que emitan y de los que revoquen, así como proveer los servicios de consulta a los interesados.
Adoptar las medidas necesarias para evitar la falsificación, alteración o uso indebido de certificados digitales, así como de los servicios relacionados con la firma electrónica avanzada.
Fuente: Ley de Firma Electrónica Avanzada.

Esta solución consta de tres archivos digitales, uno que conserva la autoridad; otro que queda en poder del usuario junto con una clave única, la cual en caso de extravío será imposible recuperar y que permite el acceso a los trámites de gobierno, y un tercer archivo en manos de una autoridad certificadora que dará validez legal a los documentos firmados.

“Con la firma electrónica los documentos signados no se pueden alterar y, en caso de alguna querella, el documento posee validez legal ante las autoridades correspondientes, además facilita el manejo de documentos, no se requiere de copias certificadas, cada persona puede contar con su copia legal en cualquier momento en formato electrónico y los expedientes se localizan con más rapidez”, asegura Alarcón.

Otra entidad que ha empleado con éxito esta herramienta es el Estado de México. Ahí, el Sistema Estatal de Informática y la Secretaría de Finanzas emplearon una solución de firma electrónica para la gestión de documentos internos, aunque paulatinamente se ha aplicado a procesos de atención a los ciudadanos relacionados con el Registro Público de Comercio

Asimismo, en Xalapa, Veracruz, se emplea para áreas estratégicas, como el Centro de Apertura Rápida de Empresas (CARE). Gracias a dicha herramienta, ha sido posible disminuir los tiempos de conclusión de un trámite hasta en 98 por ciento y ha permitido reducir el consumo de papel y tinta hasta en 80 por ciento.

LO QUE FALTA

Joel Gómez Treviño, especialista en Derecho Informático y Propiedad Intelectual de la Universidad La Salle, señala que la Estrategia Digital Nacional aún adolece de una dirección conjunta entre los tres niveles de gobierno para potenciar los beneficios de herramientas como la firma electrónica. “Lo que noto es que hace falta sentido de unificación u homologación en torno a la estrategia de gobierno, porque tal parece que cada institución tiene su propia carrera individual para ver temas de gobierno digital”.

El especialista asegura que la estrategia debe ser piramidal, por lo que el Gobierno Federal debe impulsar una estrategia unificada en materia digital que posteriormente deberá ir bajando al gobierno estatal y finalmente llegar a los gobiernos municipales que son la base de la pirámide, pero si la Federación no promueve una visión única de a dónde se quiere llegar como país en materia digital, “creo que es muy fácil que los gobiernos estatales y municipales se pierdan en un camino de desregulación o, en su defecto, de sobrerregulación que no conducen a ningún resultado exitoso”.

Gómez Treviño advierte que en el ámbito federal se han realizado suficientes esfuerzos para regular esta materia, sin embargo, es necesario plantear esfuerzos que otorguen al ciudadano la certeza de que los trámites o documentos que puede realizar en línea tendrán sustento jurídico suficiente y no serán desconocidos por alguna estrategia legal que aproveche algún vacío en la legislación sobre el asunto.