Expediente Abierto
►Gestión Pública ♦ Entrevista
Claves para una entrega-recepción ordenada
Al concluir una administración, la última encomienda del alcalde es transferir, de manera pulcra, el gobierno a su successor
►Por Redacción Alcaldes de México
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Ciudad de México.- Cuando un presidente municipal se va, no puede hacerlo sin que se lleve a cabo una entrega formal de la administración al nuevo cabildo. Se trata de un acto legal y administrativo, mediante el cual, el gobierno saliente entrega al gobierno entrante, de forma correcta, completa y oportuna, todos los bienes muebles, inmuebles, infraestructura, equipamiento, archivos, almacenes, inventarios, fondos, valores y demás documentos e información relacionada con los programas, presupuestos y recursos del municipio.
Es un proceso administrativo necesario para que quienes llegan conozcan cuáles son los asuntos de su competencia, además de los recursos humanos y materiales asignados para ejercer sus atribuciones legales.
Cuando un alcalde concluye su mandato, es preciso que su equipo de trabajo se coordine con el equipo del nuevo presidente municipal que asumirá sus funciones para que estos estén al tanto de sus tareas y puedan dedicarse a ellas de manera eficiente desde el primer día.
“Los servidores públicos que han estado a cargo de un municipio hacen una entrega detallada, y de manera documental, de la transición del patrimonio público, con los logros durante su gestión y temas pendientes de la situación del municipio; los sucesores recibirán esta información y podrán darle continuidad a los asuntos pendientes, si fuese el caso, evitando cualquier responsabilidad futura que llegara a suscitarse tanto para los servidores públicos entrantes como salientes”, explica Jorge Martínez Ocampo, Socio Director del Despacho Martínez Ocampo y Chávez Vaca.
Como parte de este proceso, se genera un acta administrativa en la cual se consigna la entrega del cargo con todos los puntos mencionados y se aceptan las obligaciones y derechos por parte del gobierno entrante. “Es así como este proceso nos permite atender a los principios de transparencia y rendición de cuentas a los cuales se sujetan todos los servidores públicos”.
Martínez Ocampo apunta que la entrega-recepción permite realizar un balance y evaluación saludable, capaz de rescatar los aspectos positivos de una administración y detectar las dificultades que tuvo la administración saliente, con el propósito de mejorar dichos aspectos en favor de los ciudadanos.
En ese sentido, el jurista propone una serie de pasos para llevar a cabo este proceso de manera ordenada.
El primer paso es tener presente el marco normativo general y específico que lo orienta, respetando sus reglas y tiempos. Posteriormente, hay que definir los tiempos que les permitan a las personas responsables de cada área entregar información fidedigna, de la mejor manera y entendida por las autoridades entrantes, a fin de lograr transparencia en la transición.
Jorge Luis Martínez Ocampo es abogado postulante en Derecho Penal Empresarial. Cuenta con especialidad en concursos mercantiles, delitos fiscales, derecho penal y derecho acusatorio por la Escuela Libre de Derecho.
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El tercer paso es constatar la validez de la información que se maneja en el proceso, en relación con lo que ocurre en la realidad, así como también la autenticidad de cada uno de los documentos entregados. Después, el gobierno saliente deberá entregar la información a la población acerca de los logros y dificultades de su gestión, ya que se trata de la administración que eligieron mediante su voto y están obligados a rendir cuentas.
El último paso es crear un ambiente de cooperación entre la autoridad que sale y la que entra para garantizar la continuidad de los servicios a la población, a través de la transparencia.
INFORMACIÓN DETALLADA
Jorge Martínez destaca que para propiciar una continuidad de la gestión pública y de las políticas de desarrollo, así como el buen inicio de funciones para las nuevas autoridades en temas que son clave, como la calidad de los servicios y el logro de buenos resultados, deben tomarse en cuenta algunos puntos específicos, uno de estos consiste en identificar cuáles son los principales temas pendientes en relación con indicadores estratégicos, como recaudación tributaria, ejecución del presupuesto, niveles de desnutrición, acceso y servicios básicos.
Asimismo, es preciso saber qué temas quedan aún sin resolver para mejorar los niveles de vida de la población, de tal manera que sea posible identificar los problemas prioritarios.
Un tercer punto es conocer a detalle información financiera y presupuestaria sobre la evolución de los recursos directamente recaudados y el presupuesto público designado para cada área, así como información sobre las acciones de transparencia y acceso a la información y aquellas que se han implementado en contra de la corrupción.
Cada área deberá hacer entrega documentada de todo aquello relacionado con la transición de gobierno, como informes de carácter financiero, administrativo y obras públicas, entre otros.
“Para supervisar la entrega-recepción y asegurar su transparencia nos apoyaremos en los comités de transición, que son un equipo de trabajo que coordina el acopio y revisión de la información, atiende los asuntos pendientes y les brinda seguimiento. También se encarga de realizar un programa de trabajo, el cual contendrá la logística del acopio de información.”
La información debe ser validada de modo que, lo que se encuentre en los informes coincida con lo que existe en físico, de esta forma, sostiene Martínez Ocampo, es posible corregir y actualizar los informes y brindar información real que abone a la transparencia.
DOCUMENTAR EL PROCESO
La importancia de los comités de transferencia es fundamental en la entrega-recepción. Su finalidad es revisar la información de la autoridad que concluye, verificar y otorgar validez a dichos informes de cada área.
Entre las diversas tareas que tienen los comités de transferencia están el realizar un diagnóstico de los procesos y la información de la administración saliente; crear programas de trabajo en coordinación y establecer una logística para dichos programas; verificar la existencia física de los bienes, recursos y documentos que comprenden la transferencia y realizar las observaciones pertinentes para que dichos puntos puedan ser sujetos de correcciones y actualizaciones; dar seguimiento correspondiente a dichos informes hasta que se encuentren en condiciones de pasar a la entrega final y registrar todas las actividades en el acta de transferencia.
Este documento debe contar con todo lo relacionado con la transferencia. Algunos temas que deben estar presentes en esta acta son el inventario físico de bienes muebles e inmuebles que son propiedad del municipio, y el de cuentas bancarias; los libros de contabilidad gubernamental; la planilla del personal, régimen de contratación y sueldos; las actas ordinarias y extraordinarias del ayuntamiento, así como los informes del estado de los servicios públicos otorgados en concesión, del estado de las obras públicas y el estado de los expedientes pendientes de resolución de las auditorías al municipio.
El acta final debe estar suscrita por los comités de transferencia, tanto del gobierno saliente como del gobierno entrante.
“Mientras exista un esquema que pueda dar un orden, dará también la seguridad y certeza de entregar una gestión gubernamental limpia, con datos legibles, finanzas sanas y la tranquilidad para la continuación a la siguiente administración. La entrega ordenada facilita el inicio de la gestión del servidor público entrante y el término de gestión del servidor público saliente, delimitando los periodos de responsabilidad y asumiendo nuevas responsabilidades, además de permitir la continuidad de servicios de mejor manera cada día”.
ACOMPAÑAMIENTO
Jorge Martínez Ocampo destaca la importancia de que los municipios busquen la asesoría de expertos en el sector gubernamental, con la finalidad de que sus procesos de entrega-recepción sean eficientes, pulcros y transparentes.
“En nuestra firma nos especializamos en la atención integral y asesoramos a los municipios en cualquier cuestión relacionada con el desarrollo, recepción y entrega de su gestión gubernamental. Contamos con la experiencia suficiente para atender las demandas y las exigencias de cada ayuntamiento y las situaciones específicas en la que se encuentren; estamos comprometidos en acompañarlos, garantizando la seguridad jurídica del proceso”.
La importancia de hacerse acompañar de un experto, concluye el jurista, se justifica en la necesidad de la elaboración correcta de un proceso que describe el estado que guarda la administración pública municipal, con informes, datos, registros, pruebas documentales y evidencias físicas, en suma, una serie de pasos que requieren toda la atención y detalle necesarios para transmitir las responsabilidades sin que este cambio afecte a los ciudadanos.