Expediente Abierto
►Sistema Integral de Gestión ♦ Reportaje
Los pasos para implementar un GRP
Este sistema contempla desde la homologación de procesos hasta la adecuación al marco legal, así como verificación y limpieza de datos, y sistematización integral, de forma que cualquier organismo público pueda cumplir eficazmente con la Ley General de Contabilidad Gubernamental
►Por Martha Palma Montes
FOTO: DREAMSTIME
Un Sistema Integral de Gestión, conocido como GRP (Government Resource Planning, por sus siglas en inglés), permite a cualquier ente público estar alineado a las disposiciones y normatividad establecidos por el Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC), ya que el sistema es capaz de integrar todas las áreas de una administración pública, de acuerdo con sus propios requerimientos de operación.
“El sistema permite registrar, simultáneamente, la parte contable con la presupuestal, gracias a su módulo de planeación presupuestal basado en la metodología del marco lógico, que desglosa problemáticas, objetivos, metas y actividades, además del seguimiento de indicadores cualitativos y cuantitativos”, explica Javier Espinosa España, Consultor Senior de Application Hosting, empresa proveedora de GRP.
CÓMO FUNCIONA
Homologación de procesos, ajuste al marco legal, verificación y limpieza de datos, así como la sistematización integral, son los aspectos que contempla el funcionamiento de un GRP, con el fin de que cualquier organismo público pueda cumplir eficazmente con la Ley General de Contabilidad Gubernamental.
El GRP identifica el monto asignado a cada cuenta del presupuesto ordinario y va generando adecuaciones, según lo ejercido. Lleva un control de los compromisos devengados y pasivos.
En compras, el sistema evalúa las cotizaciones conforme al precio de productos o servicios, a fin de tomar la mejor decisión entre las ofertas de los proveedores. También da seguimiento a quién autoriza dichas compras.
Respecto a la administración de contratos, reserva el recurso correspondiente, saca un estado del ejercicio presupuestal e identifica las partidas comprometidas. Con base en las facturas, descuenta el saldo del contrato y visibiliza el saldo pendiente de consumo.
“Las consultas del GRP son en tiempo real, ofrece módulos para todos los conceptos de servicios municipales. Controla la información de ingresos y armoniza contablemente las operaciones conforme al presupuesto; maneja tesorería, el Ciclo de la Cuenta por Liquidar Certificada (CLC), cuentas bancarias, viáticos o comisiones y comprobaciones del gasto”, comenta Javier Espinosa.
Los pilares del sistema son los ingresos, catastro, hacienda pública, análisis de procesos, resultados y atención ciudadana.
“Ejecuta el ingreso y el gasto de forma clara para visualizar los impactos, evalúa el ingreso a fin de ubicar los esfuerzos y generar un máximo retorno de inversión, lo que se conoce como Proceso Administrativo de Ejecución”, agrega Daoiz Garza, Director General de TGC.
Esta inteligencia fiscal determina el correcto uso de suelo, ajusta tarifas del predial y suministro de agua, dando como resultado un incremento de ingresos propios desde un 10 a 50 por ciento, resalta el directivo.
“Al finalizar una construcción, en automático debe darse una actualización catastral que, a su vez, actualice el impuesto predial, pero si estos elementos no están incluidos en el GRP, no hay manera de conectarlos para asegurar un ciclo completo y el resultado final sea un mayor ingreso para el municipio”, opina.
CÓMO IMPLEMENTAR UN GRP EN MUNICIPIOS
El primer paso para implementar un GRP es realizar un diagnóstico de los procesos que llevan las distintas dependencias y adaptar el sistema a estos.
“El GRP es un traje a la medida porque cubre desde nómina hasta la parte financiera y contable, su objetivo es controlar, automatizar y cumplir con la ley, al presentar reportes ante las instancias auditoras”, comenta Israel Horta García, Vendedor de Gobierno TI de Application Hosting.
Empresas como Application Hosting y Tecnología de Gestión y Comunicación (TGC) manejan modelos de renta de un GRP basado en la nube, apto para cualquier entidad gubernamental. El servicio en la nube elimina la complejidad de adquirir un hardware, administradores de bases de datos y una red robusta.
Actualmente, una conexión a Internet y cualquier equipo de cómputo son suficientes para manejar un GRP.
“Hacemos un levantamiento de información inicial sobre las condiciones en las que opera la administración gubernamental y establecemos un marco global de costos e implicaciones del proyecto. Después, viene un proceso de análisis detallado para dar a conocer los principales elementos que se verán afectados, dependiendo del producto GRP elegido, hay tiempos de implementación a partir de dos meses, sobre todo para el presupuesto basado en resultados”, refiere Daoiz Garza.
También se requiere un diagnóstico del grado de profesionalización del recurso humano, de la infraestructura en Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC), o en su caso, pensar en la gestión desde la nube, agrega Luis Felipe Pesquera, consultor asociado de la Escuela Nacional de Profesionalización Gubernamental del Instituto Nacional de Administración Pública (INAP).
“Es importante seleccionar adecuadamente el perfil de los servidores públicos que intervendrán en cada etapa de un GRP y aprovechar la profesionalización que ofrecen instituciones públicas y privadas como el INAP.”
CASO DURANGO
El Ayuntamiento de Durango hizo una valoración de las funciones necesarias entre el aspecto técnico y económico para actualizar su Sistema Integral de Gestión. Lo cual requirió la voluntad de todas las partes involucradas, definir procesos, áreas a integrar y la capacidad técnica en la solución de problemas.
“Es muy importante adaptar una solución tecnológica dentro de los parámetros presupuestales, porque así obtienes un equilibrio entre costo-beneficio”, afirma Ulises Corral Amaya, Subdirector de Sistemas e Informática del municipio de Durango.
Se debe comunicar qué problemas soluciona un GRP para hacer eficiente la administración municipal, sus alcances, beneficios y costos de implementación, a fin de que los regidores aprueben el proyecto, agrega el funcionario.
Actualmente, el GRP de Durango concatena a la dirección de administración y finanzas, de desarrollo urbano, protección civil, salud pública, desarrollo económico y gestión de programas de asistencia social.
“El sistema permite explotar la información, de forma modular, de otros padrones, como catastro, ingresos y contabilidad. Estos cruces proporcionan inteligencia de negocios sin afectar operatividad, por ejemplo, si alguien debe predial, no puede avanzar en sus trámites de desarrollo urbano.”
Paralelamente, el GRP es una herramienta que agiliza el trato ciudadano, porque canaliza directamente a las áreas correspondientes con respuestas certeras, gracias a este cruce de información en tiempo real.
“Si bien hay que cubrir costos y trabas iniciales, tiene beneficios muy tangibles para las administraciones que deciden modernizar sus procesos y escogen una plataforma integral. Un GRP te quita complejidad administrativa, técnica y te hace ser más eficiente ante el ciudadano, es de las mejores inversiones que puede hacer, administrativamente, un gobierno, en pro de sus ciudadanos”, concluye el funcionario.
Otros municipios que han implementado exitosamente un GRP son Chihuahua, Huixquilucan y Culiacán.
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Luis Felipe Pesquera. FOTO: CORTESÍA DE NORMA ELENA PESQUERA SÁNCHEZ/UNIVERSIDAD LATINA DE MÉXICO.
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Ulises Corral Amaya. FOTO: CORTESÍA DEL AYUNTAMIENTO DE DURANGO