La digitalizaci\u00f3n est\u00e1 innovando el campo de la documentaci\u00f3n, guarda y administraci\u00f3n de archivos y no es de extra\u00f1arse que pronto se convierta a una necesidad indispensable para los procesos de empresas, instituciones y dependencias gubernamentales. Convertir un documento an\u00e1logo a una versi\u00f3n digital produce muchas ventajas que traen consigo seguridad y eficiencia, que incluso se pueden traducir en un ahorro de costos.<\/p>\n
Al digitalizar documentos es posible trabajar con grandes cantidades de informaci\u00f3n de manera ordenada y pr\u00e1ctica, de igual manera hace que localizar un documento y distribuir informaci\u00f3n sea un proceso sumamente r\u00e1pido y sencillo. Un ejemplo de su aplicaci\u00f3n es en los tr\u00e1mites a corto plazo, los cuales se han usado desde hace a\u00f1os, y al pensar en ellos vienen a la mente dos caracter\u00edsticas: tardanza y que es tedioso. Con la digitalizaci\u00f3n de documentos estos procesos se ven reducidos en tiempo y se hacen amigables, tanto para los encargados como para los usuarios, sin mencionar que es una forma de garantizar la transparencia del desarrollo de tr\u00e1mites, e incluso se facilitan hasta el grado de que el usuario puede hacerlos desde la comodidad de su casa.<\/p>\n
Otra ventaja que encontramos es la reducci\u00f3n de la falta de espacio y almacenamiento, ya que la informaci\u00f3n digitalizada no requiere de grandes cantidades de espacio f\u00edsico, cuando mucho s\u00f3lo el peque\u00f1o espacio del servidor donde se guardar\u00e1n los archivos; evitando as\u00ed el deterioro o la creaci\u00f3n constante y desmedida de los soportes tradicionales, en especial del papel, audio o video ocasionado por el uso constante. Adem\u00e1s se evita la influencia de agentes externos, como la humedad, o por estar mal guardados al no contar con un espacio adecuado, lo que va de la mano con la concientizaci\u00f3n ambiental.<\/p>\n
Quiz\u00e1 algunas personas se cuestionar\u00e1n la aplicaci\u00f3n de la digitalizaci\u00f3n en tr\u00e1mites gubernamentales, \u00bfqu\u00e9 tr\u00e1mites deben de ser digitalizados y cu\u00e1les no? La respuesta a ese cuestionamiento es: todo documento puede ser digitalizado, sea o no de gobierno. La cuesti\u00f3n en este aspecto radica en el manejo de dicha informaci\u00f3n, para la cual hay leyes; siempre se debe garantizar el manejo adecuado y la confidencialidad de la informaci\u00f3n.<\/p>\n
Esto se logra con un buen sistema de gesti\u00f3n documental, que dejar\u00e1 la informaci\u00f3n segura, ordenada, controlada y administrada con precisi\u00f3n, seg\u00fan marquen las leyes relacionadas, sobre todo, con la protecci\u00f3n de informaci\u00f3n. Dejando disponible y lista la informaci\u00f3n correcta para su f\u00e1cil y r\u00e1pida consulta a las personas indicadas, quienes, por ser un medio digital, pueden ser varias al mismo tiempo en caso necesario. Un ejemplo de esto ser\u00eda dar acceso limitado a usuarios en dependencias gubernamentales, con el fin de evitar el uso indebido de la informaci\u00f3n.<\/p>\n
Algunas de las dependencias que ya han aplicado esto son: el Catastro Municipal, el Registro P\u00fablico de la Propiedad, la Secretar\u00eda de Educaci\u00f3n P\u00fablica, el Registro Civil, Seguridad P\u00fablica del estado, la Secretar\u00eda de Salud, la Secretar\u00eda de Desarrollo Urbano y Medio Ambiente, el FONACOT, el IMSS, el INFONAVIT, el FOVISSTE, el ISSSTE, el CURP y RFC, el ISSEG, el IDSE, el IFE-INE, NAFINSA, el ISSEMyM y el REPUVE.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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