{"id":16899,"date":"2015-12-01T07:10:34","date_gmt":"2015-12-01T07:10:34","guid":{"rendered":"https:\/\/www.alcaldesdemexico.com\/revista\/sin-categoria\/software-para-organizar-y-gestionar-contratos\/"},"modified":"2022-05-30T22:12:33","modified_gmt":"2022-05-30T22:12:33","slug":"software-para-organizar-y-gestionar-contratos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.alcaldesdemexico.com\/revista\/tips-de-gestion\/software-para-organizar-y-gestionar-contratos\/","title":{"rendered":"Software para organizar y gestionar contratos"},"content":{"rendered":"
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Existen soluciones que permiten elaborar en menos tiempo versiones p\u00fablicas digitales para los ciudadanos que solicitan informaci\u00f3n a los gobiernos<\/strong><\/p>\n<\/blockquote>\n

\"contrato\"<\/a>

FOTO: DREAMSTIME<\/p><\/div>\n

Hoy d\u00eda, los gobiernos locales manejan grandes vol\u00famenes de datos, los cuales deben ser procesados r\u00e1pidamente para cumplir en tiempo y forma con lo que disponen leyes como la de transparencia y armonizaci\u00f3n contable, por ejemplo. Pero adem\u00e1s de toda esa informaci\u00f3n, las administraciones necesitan dar seguimiento preciso a los datos que todos los d\u00edas generan, as\u00ed como a los documentos importantes, como los contratos.<\/p>\n

Mario Pedreros, gerente General para M\u00e9xico del fabricante estadounidense de dispositivos de imagen e impresoras Lexmark, que cuenta con una soluci\u00f3n de manejo de contratos para el Gobierno Federal, asegura que los contratos en papel comprometen la integridad de la informaci\u00f3n, haci\u00e9ndola vulnerable a alteraciones maliciosas o p\u00e9rdida de datos, lo que podr\u00eda tener implicaciones de car\u00e1cter jur\u00eddico.<\/p>\n

\u201cLas organizaciones a\u00fan manejan archivos en papel o fotograf\u00edas, lo que dificulta su organizaci\u00f3n y seguimiento, las soluciones que ofrecemos est\u00e1n enfocadas a resolver los problemas de grandes vol\u00famenes de informaci\u00f3n, digitalizamos de manera sistem\u00e1tica los documentos con tecnolog\u00eda avanzada que permite el reconocimiento de informaci\u00f3n en archivos de imagen\u201d, explica el empresario.<\/p>\n

Las nuevas tecnolog\u00edas ofrecen herramientas que facilitan la realizaci\u00f3n de este tipo de trabajo con bastante eficiencia y con la certeza de que los documentos que se manejan a trav\u00e9s de medios inform\u00e1ticos son m\u00e1s seguros que las versiones en papel.<\/p>\n

HERRAMIENTAS MULTITAREAS<\/strong><\/p>\n

En el mercado existen soluciones de software capaces de automatizar el proceso de administraci\u00f3n de contratos; gracias a dichas herramientas es posible mantener en una base de datos toda la informaci\u00f3n referente a los contratos celebrados por los gobiernos para asegurarse de que los bienes y servicios adquiridos contengan las caracter\u00edsticas deseadas.<\/p>\n

Pedreros comenta que estas soluciones tambi\u00e9n est\u00e1n dirigidas a resolver los problemas que implica mantener organizados los archivos, as\u00ed como a facilitar la localizaci\u00f3n de informaci\u00f3n determinada.<\/p>\n

Se trata, refiere, de soluciones dirigidas a unir dos tipos de informaci\u00f3n: estructurada y no estructurada. La primera es la que ya se encuentra en archivos digitales y que puede ser manipulada con cualquier dispositivo, o mediante programas, y necesita puntos en los cuales se pueda unir con el segundo tipo de informaci\u00f3n que se encuentra en fotograf\u00edas, documentos o cualquier elemento que no se trate de datos.<\/p>\n

La informaci\u00f3n puede provenir de varios puntos, como la captura de \u00f3rdenes de compra, contratos de proveedores y vendedores, subastas, correspondencia, facturas, entre otras, directamente desde el correo electr\u00f3nico, fax, archivos o esc\u00e1neres.<\/p>\n

Algunas herramientas tienen la capacidad de manejar, adem\u00e1s de contratos, otro tipo de informaci\u00f3n, como registros ciudadanos y de servicios, asimismo, son capaces de establecer v\u00ednculos entre estos datos para obtener reportes m\u00e1s precisos sobre la informaci\u00f3n solicitada.<\/p>\n

MENOS OPACIDAD<\/strong><\/p>\n

Otra de las caracter\u00edsticas de estas herramientas es que permiten generar grupos de acuerdo con diferentes categor\u00edas o variables establecidas por el usuario, con lo que se puede programar una estrategia diferente para contrataci\u00f3n de productos o servicios en funci\u00f3n de las necesidades de cada organizaci\u00f3n.<\/p>\n

\u201cCualquier orden de gobierno puede encontrar utilidad en esta herramienta, pero lo que debemos tener en cuenta es que quienes tienen un manejo demasiado voluminoso de informaci\u00f3n son quienes ver\u00e1n m\u00e1s utilidad en este tipo de productos\u201d, refiere el directivo.<\/p>\n

Mario Pedreros comenta que en los casos de los contratos cuyas cl\u00e1usulas son adaptadas o modificadas con el transcurso del tiempo, la herramienta es capaz de identificar estas modificaciones y dar seguimiento al proceso de adaptaci\u00f3n del contrato, adem\u00e1s de establecer mecanismos de seguridad para la validaci\u00f3n de documentos y cambios.<\/p>\n

En cuanto a la inversi\u00f3n que se debe realizar para el uso de esta soluci\u00f3n, Mario Pedreros indica que el monto se establece en funci\u00f3n del tama\u00f1o de la organizaci\u00f3n que la requiere y del equipo que se tenga que adaptar para la captura de los datos, que es preciso registrar en formatos digitales.<\/p>\n

\u201cSi requieres tecnolog\u00eda demasiado sofisticada la inversi\u00f3n ser\u00e1 mayor y depende de qu\u00e9 tan avanzada est\u00e9 la digitalizaci\u00f3n de los archivos, si partes desde cero eso impacta en el costo, pero si hablamos de una organizaci\u00f3n poco compleja en el manejo de datos podemos partir de un costo aproximado de 30 mil d\u00f3lares\u201d, apunta.<\/p>\n

Esta soluci\u00f3n puede ser programada para reconocer palabras clave, n\u00fameros de contratos e informaci\u00f3n sensible que s\u00f3lo algunos usuarios pueden consultar de manera \u00edntegra, lo que permitir\u00eda elaborar en menor tiempo versiones p\u00fablicas de documentos que se deben entregar a ciudadanos que ejercen su derecho al acceso a la informaci\u00f3n del gobierno.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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