Los gobiernos municipales pueden llevar a cabo sus procesos de digitalización de una forma completa y con una sola herramienta a través de la plataforma SWB Process —desarrollada para el Infotec—, dado que permite modelar, automatizar y mejorar la operación de las instituciones públicas. La plataforma trabaja como un motor de automatización de procesos que permite a los municipios identificar y documentar sus procesos clave, ejecutarlos y medir su efectividad.
Con ello, pueden modelar y llevar acabo las transacciones en línea, propias de la administración municipal, como gestionar solicitudes de compra, administrar adquisiciones y verificar todos los procesos involucrados en los trámites que realiza el ciudadano vía Internet.
Óscar Gutiérrez Rodríguez, consultor estratégico de Tecnologías de la Información del Infotec, explica que el proyecto está basado en el modelo BPM (Business Process Management), un conjunto de servicios y herramientas que facilitan la administración, el análisis, la ejecución, el monitoreo y el control de los procesos, que permiten a los ayuntamientos acelerar su incorporación al gobierno electrónico.
“Se requiere una herramienta de éstas —expone el entrevistado— cuando quieres mejorar las operaciones, pero para ello primero tienes que analizar tu municipio y definir bien los procesos que quieres automatizar, ver cuáles son los puntos críticos, porque pasar a la automatización de un solo brinco es algo difícil. Tienes que documentar los procesos, ver cómo funcionan y hacer una prueba piloto, y si funciona, entonces sí ya haces el cambio.”
El especialista indica que a diferencia de otras herramientas disponibles en el mercado, el SWB Process incorpora tecnologías que permiten filtrar automáticamente la información con la que se desea trabajar, lo que permite a su vez, ofrecer con toda precisión los contenidos que el usuario demanda.
Además, la herramienta se encuentra disponible de manera gratuita, lo que representa ahorros significativos al municipio, dado que no se necesita invertir en licencias para el uso del software.
De acuerdo con Óscar Gutiérrez, otras soluciones BPM que existen en el mercado demandan una inversión inicial superior a 1.5 millones de pesos (mdp), sólo por concepto de licenciamiento; por otra parte, los gastos derivados de la consultoría, capacitación y otros servicios relacionados con la implementación pueden alcanzar un costo similar, lo que da un total de 3 mdp como costo mínimo.
SWB Process tiene la capacidad de integrarse con otras herramientas desarrolladas por este centro de investigación —que es parte del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología (Conacyt)—, y que también están disponibles de manera gratuita, como el SWB Portal, un sistema de gestión de contenido para portales de Internet y creación de páginas web y el SWB Platform, un software diseñado para desarrollar recursos y funcionalidades semánticas.
El conjunto de estas soluciones les permite a los ayuntamientos contar con datos duros que se convierten en indicadores para orientar la toma de decisiones. “Esto permite medir el desempeño de los procesos, para hacer un análisis de mejora y que así el presidente municipal no tome decisiones costosas y que le impidan solucionar la demanda de tecnología en la localidad. Los indicadores del proceso te dicen con certeza hacia dónde deben ir las decisiones para mejorar”, detalla Gutiérrez.
Para obtener la herramienta.
Carlos Alberto Ricaño Alcalá, subgerente de consultoría de negocios del Infotec, comenta que otra de las ventajas que ofrece la automatización de procesos con SWB Process es que esta tecnología facilita la transición entre una administración y otra, debido a que aunque cambie el personal, los procesos siguen siendo los mismos.
Así mismo, la posibilidad que ofrece de monitorear la gestión de trámites que realiza la ciudadanía redunda en buenas prácticas de transparencia y una mayor recaudación, ya que trámites como el pago de agua o el impuesto predial pueden hacerse desde la comodidad del hogar o desde un café Internet.
“El simple hecho de que definas tus procesos significa un ahorro de hasta 20 por ciento en la ejecución de los mismos, en la medida en que vas automatizando tu tasa de retorno puede llegar a 80 por ciento, es decir, tienes una recuperación muy rápida y una operación muy eficiente, y por ende abates todos los costos de operación, así optimizas los recursos y tienes más dinero para obra pública u otras prioridades en el municipio”, detalla Óscar Gutiérrez.
Los municipios interesados en adquirir el SWB Process pueden descargarlo de la página de Internet del Fondo de Información y Documentación para la Industria y usarlo sin ningún costo. El Infotec también ofrece servicios de asesoría en el diseño de procesos y el manejo de la herramienta.
“La idea es que las empresas de sistemas que brindan servicio a los municipios vengan, aprendan cómo se usa la herramienta, la bajen y la implementen en los ayuntamientos. Actualmente el gobierno del estado de Puebla se acercó a nosotros para trabajar el tema de catastro y predial; también hemos tenido pláticas con el municipio de Reynosa”, menciona.
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