Gestionar un municipio es una tarea compleja e implica una serie de movimientos día a día, los cuales deben ser documentados para mantener una organización, resguardo y control de estos para, a su vez, conservar en orden nuestra gestión.

Administrar y clasificar los documentos de un municipio generará una diferencia realmente positiva, los datos que se tienen pueden significar un gran potencial, ya que conllevan a mejorar la toma de decisiones y facilitar el acceso a la información. La gestión de documentos nos da la oportunidad de ahorrar tiempo, recursos y gastos.

Cada municipio puede clasificar sus documentos como le sea más conveniente, pueden dividirse en contratos, presupuestos, nóminas, informes, expedientes, proyectos, órdenes de compra, obras, etcétera. Así, éste optará por aquel que le resulte más benéfico y factible.

Además de organizar la información de una gestión, actualmente es de suma importancia llevar toda ésta a digitalización, ya que traerá consigo aún más beneficios, como acceder a la información desde cualquier punto, tenerla toda en un mismo lugar, optimizar el trabajo, controlar la información y la reducción de riesgo de pérdida o traspapeleo de la misma.

El no contar con una buena y oportuna organización puede representar distintos puntos perjudiciales, como pérdida de tiempo en localizar algún documento, falta de seguimiento en diversos procesos, así como falta de certeza en los trámites, es decir, es un descuido de nuestra gestión, y no solo puede afectar nuestra imagen como servidores públicos, sino también podría traer consigo problemas mayores que, a falta de un orden, pueden resultar en imposibilidad de brindarles una solución.

Aquellos municipios que cuenten con sus documentos en regla y orden podrán, ante cualquier situación negativa o de riesgo, responder ágilmente y de la mejor manera porque contarán con un respaldo que podrá consultarse en cualquier momento y de manera inmediata, lo que ayudará a que su gestión sea transparente honesta y eficiente.