Tips de Gestión
Digitalización de archivos contra los desastres naturales
Situaciones como sismos, inundaciones o la misma pandemia por Covid-19 ponen en riesgo los archivos de las administraciones públicas, por ello, la digitalización de documentos es una alternativa para asegurar la información que tienen las dependencias y así evitar pérdidas “catastróficas”
►Por Lucero Almanza Escalante
FOTO: DREAMSTIME
Los desastres naturales son situaciones que ponen en riesgo los archivos de las administraciones públicas.
Es por ello que la digitalización de los documentos que guardan las dependencias públicas es un proceso importante y necesario, comenta Omar Barrios, Gerente de Canal de Kodak Alaris.
“Estamos atravesando por temas de inundaciones, y también, lamentablemente, en la Ciudad de México estamos en un área de sismos. Nos pasó en 2017 con el sismo, donde hubo dependencias que cayeron, que perdieron muchísima información, muchísimos documentos”, refiere en entrevista.
Barrios menciona que, prácticamente, 95 por ciento de las dependencias y administraciones públicas está consciente de que requiere de un proceso de digitalización, pero es necesario atender a este proceso bajo una asesoría adecuada, que desarrolle soluciones a partir de las necesidades de cada caso.
Particularmente con el tema de la pandemia, añade, en los gobiernos y el sector privado se dieron cuenta de la importancia de la digitalización, de tener los datos con facilidad de acceso para los colaboradores, sin tener que desplazarse a un espacio físico.
“Aún se sigue imprimiendo (documentación) y va seguir imprimiéndose, porque necesitamos el papel, necesitamos, por ejemplo, tener un documento físico donde alguien nos ponga un sello para hacer un trámite.”
AGILIDAD EN TRÁMITES
El Gerente de Canal de Kodak Alaris añade que la digitalización de documentos también permite una mayor agilidad en el cumplimiento de trámites y el otorgamiento de servicios, tanto en las oficinas de gobierno como fuera de éstas.
En este último caso, se pueden mencionar los quioscos digitales que hay en algunas entidades del país, donde es posible imprimir actas de nacimiento o matrimonio, reduciendo el tiempo en el proceso de solicitud.
“Las administraciones saben que tienen la necesidad imperante en la parte de digitalización, saben que tienen cajas y cajas de documentación, expedientes, así que es importante entender qué es lo que se quiere hacer con esa documentación”, señala Barrios.
De esta forma, indica, es importante contar con una asesoría que permita, primero, establecer un diagnóstico sobre lo que requiere o necesita el municipio o estado hacia el interior para digitalizar.
“Y si pasa algún desastre natural o quieres empezar con la eliminación de papel, si quieres poner lo digital en tu operación para practicidad y funcionalidad de los ciudadanos, se va definiendo el proceso”, menciona.
¿QUÉ HACER?
Independientemente de las soluciones y equipo que se requiere para la digitalización de documentación o procesos, es importante que las instancias públicas se acerquen a las consultorías.
Ante esto, Barrios menciona que, para llevar a cabo un proceso de digitalización de manera eficaz, primero, debe tenerse consciencia de la necesidad que se tiene y, posteriormente, asesorarse de manera correcta en el proceso, porque el gobierno no es especialista en tecnología.
Así que el segundo paso es conseguir socios que puedan dar una consultoría correcta respecto a cómo pueden solucionarse los aspectos que han detectado.
Con ello, explica, determinar qué se quiere hacer. “¿Qué necesito hacer con esa documentación?, solo almacenarla o necesito poner esa información disponible para los ciudadanos, y ahí ya se toma camino, además de hacer los comparativos de manera correcta que se puedan ajustar también a los presupuestos que se tienen”.
A partir de ese diagnóstico, se elige la solución que se requiere. “No son procesos fáciles”, señala Omar Barrios, por lo que debe ponerse atención en la oferta de consultoría para elegir socios profesionales, de tal forma que se obtengan resultados óptimos.