Digitalizar es innovar

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La digitalización está innovando el campo de la documentación, guarda y administración de archivos y no es de extrañarse que pronto se convierta a una necesidad indispensable para los procesos de empresas, instituciones y dependencias gubernamentales. Convertir un documento análogo a una versión digital produce muchas ventajas que traen consigo seguridad y eficiencia, que incluso se pueden traducir en un ahorro de costos.

Al digitalizar documentos es posible trabajar con grandes cantidades de información de manera ordenada y práctica, de igual manera hace que localizar un documento y distribuir información sea un proceso sumamente rápido y sencillo. Un ejemplo de su aplicación es en los trámites a corto plazo, los cuales se han usado desde hace años, y al pensar en ellos vienen a la mente dos características: tardanza y que es tedioso. Con la digitalización de documentos estos procesos se ven reducidos en tiempo y se hacen amigables, tanto para los encargados como para los usuarios, sin mencionar que es una forma de garantizar la transparencia del desarrollo de trámites, e incluso se facilitan hasta el grado de que el usuario puede hacerlos desde la comodidad de su casa.

Otra ventaja que encontramos es la reducción de la falta de espacio y almacenamiento, ya que la información digitalizada no requiere de grandes cantidades de espacio físico, cuando mucho sólo el pequeño espacio del servidor donde se guardarán los archivos; evitando así el deterioro o la creación constante y desmedida de los soportes tradicionales, en especial del papel, audio o video ocasionado por el uso constante. Además se evita la influencia de agentes externos, como la humedad, o por estar mal guardados al no contar con un espacio adecuado, lo que va de la mano con la concientización ambiental.

Quizá algunas personas se cuestionarán la aplicación de la digitalización en trámites gubernamentales, ¿qué trámites deben de ser digitalizados y cuáles no? La respuesta a ese cuestionamiento es: todo documento puede ser digitalizado, sea o no de gobierno. La cuestión en este aspecto radica en el manejo de dicha información, para la cual hay leyes; siempre se debe garantizar el manejo adecuado y la confidencialidad de la información.

Esto se logra con un buen sistema de gestión documental, que dejará la información segura, ordenada, controlada y administrada con precisión, según marquen las leyes relacionadas, sobre todo, con la protección de información. Dejando disponible y lista la información correcta para su fácil y rápida consulta a las personas indicadas, quienes, por ser un medio digital, pueden ser varias al mismo tiempo en caso necesario. Un ejemplo de esto sería dar acceso limitado a usuarios en dependencias gubernamentales, con el fin de evitar el uso indebido de la información.

Algunas de las dependencias que ya han aplicado esto son: el Catastro Municipal, el Registro Público de la Propiedad, la Secretaría de Educación Pública, el Registro Civil, Seguridad Pública del estado, la Secretaría de Salud, la Secretaría de Desarrollo Urbano y Medio Ambiente, el FONACOT, el IMSS, el INFONAVIT, el FOVISSTE, el ISSSTE, el CURP y RFC, el ISSEG, el IDSE, el IFE-INE, NAFINSA, el ISSEMyM y el REPUVE.

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