El cambio de estafeta ya es digital

En algunos estados, la entrega de libros blancos de una administración saliente a la que inicia funciones se realiza mediante esquemas automatizados que hacen más ágil este proceso

FOTO: Secretaría de la Transparencia y Rendición de Cuentas del Gobierno del Estado de Guanajuato.

► Por Martha Mejía

Cuando escuchamos hablar de transparencia, lo primero que viene a la mente suele ser algo limpio, claro, carente de suciedad, algo en blanco, por ello no extraña que dicho término fuera escogido para nombrar una de las principales herramientas con las que cuentan los gobiernos para consolidar sus políticas de información, transparencia y rendición de cuentas: los llamados “libros blancos”.

Marisol Ruenes Torres, titular de la Secretaría de Transparencia y Rendición de Cuentas del Gobierno del Estado de Guanajuato, explica que en el país es común que al aproximarse un cambio de administración se escuche mucho este término.

“A la llegada de un nuevo gobierno, la administración saliente debe proporcionar documentación diversa a los recién llegados, para que éstos tengan noción de qué y cómo se hizo, todo esto como parte del proceso de entrega-recepción de gobierno”, apunta.

Los libros blancos describen y presentan de manera cronológica las acciones de todo tipo que se hayan realizado, así como los resultados obtenidos por el programa, proyecto o asunto de que se trate.

Hasta hace algunos años, este proceso se hacia de forma manual, pero poco a poco diversos estados han empleado esquemas automatizados, lo cual reporta beneficios, no sólo en la certeza jurídica que brindan estos esquemas, sino también en la disponibilidad de información que puede ser consultada en cualquier momento y lugar, así como la disminución en los tiempos de entrega y hasta la reducción del uso del papel.

TECNOLOGÍA

Raúl Castro Téllez, Subdirector de Informática de la Secretaría de Obras Públicas de Hidalgo, explica a Alcaldes de México que fue en 2010 cuando en esa entidad se creó de manera formal el área que desarrollaría la tecnología.

“En 2014 se platicó con la Subdirección de Sistemas, con la Contraloría y con personal de Administración, que son los principales consultores de la información. Se realizó un análisis y un estudio a partir del cual se determinó desarrollar una aplicación que permitiera la consulta de la información almacenada.”

La funcionaria agrega que, a raíz de ese estudio, se enfrentaron con el primer inconveniente: cómo almacenar ese gran volumen de información. “Cada año se escanean alrededor de 300 gigabytes (GB) de información, todo eso en archivos PDF, estamos hablando de mucha información, ese fue nuestro primer problema, cómo ponerla toda a disposición. Una opción fue utilizar un servidor NAS (Network Attached Storage) o Sistema de Almacenamiento Conectado en Red, que maneja terabytes (TB), esa fue nuestra solución para tener la información bien almacenada y conectada en red.”

Castro Téllez indica que para actualizar la información en el NAS se creó una solución por la que “es tan fácil como copiar y pegar archivos. Teníamos ya nuestra información plasmada en el servidor NAS, pero ahora el problema era cómo poderlo mostrar”.

Así, explica, se determinó crear una aplicación o una interfaz que permitiera leer esa estructura de archivos, convertirla a menús y a un archivo PDF, y de esta manera se pudiera consultar y descargar. Esto, apunta, se desarrolló con software de licencia libre; se hizo en el servidor web Apache Tomcat, con los lenguajes de desarrollo HTML, JavaScript y Java.

“Finalmente logramos la app Portal de Libros Blancos que está en funcionamiento desde 2015 a la fecha. Se configuró con diversos niveles de seguridad a fin de tener un buen control de acceso principal y acceso a los subdirectorios. Actualmente la herramienta es interna y sólo está disponible para el Órgano Interno de Control, las áreas consultantes que son las áreas generadoras y la Dirección General de Administración”, refiere.

A LA VANGUARDIA

Otra práctica exitosa de este tipo tuvo lugar en Guanajuato. Óscar Ulises Ruíz Esparza Ochoa, Director de Tecnologías de la Información de la Secretaría de Transparencia y Rendición de Cuentas de Gobierno del estado, explica en entrevista que para ellos el proceso inició en abril de 2017.

“Comenzó con la conformación de un equipo multidisciplinario que se encargó de analizar los contenidos que iba a tener este sistema. En total fueron 94 entidades gubernamentales las que tuvieron el cumplimento de esta obligación a través de este sistema que se liberó en junio de 2018”, explica.

El objetivo era tener la información concentrada de todo el quehacer gubernamental, que se diera seguimiento y control de toda la información relativa a cómo se deja una administración y cómo se recibe, es decir, los activos, los pasivos, cuentas que intervienen, así como los recursos con los que cuenta la administración pública estatal y que pasan a formar parte de la nueva administración. Para ello, explica, desarrollaron una sistema web ágil, confiable y seguro donde la información es transmitida de manera segura.

“La herramienta se creó a través del sistema framework; está elaborado en lenguaje de programación PHP. La base de datos está hecha en SQL Server, con estándar y normas ISO y ANSI. Todas las claves están encriptadas”, detalla.

“El contenido de toda la información de la administración pública estatal estuvo dentro de una USB, que fue la que entregó el anterior Gobernador a nuestro nuevo Gobernador, Diego Sinhue, eso fue todo un logro.” De acuerdo con el funcionario, el siguiente paso es incorporar la validez de la firma electrónica al sistema, lo que permitiría agilizar el proceso y prescindir por completo del uso de papel. “Hacia allá vamos”, concluye.

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