Elabore un manual de políticas operativas

GráficaCuando un alcalde inicia su mandato hereda de la administración anterior sus políticas y lineamientos ya determinados para la gestión del municipio. Sin embargo, es común que los nuevos funcionarios no hallen armonía entre estos elementos, incluso, es posible que no estén bien documentados o que sean insuficientes para los propósitos del nuevo gobierno.

Armonizarlos debe ser una prioridad para garantizar buenos resultados, pero las administraciones entrantes también se encuentran con que el tiempo y los recursos son escasos y la presión social es alta.

A partir de esa visión, la firma consultora ICMA Latinoamérica diseñó el Programa de Apoyo al Fortalecimiento Institucional (PAFI),por medio del cual se busca documentar las políticas y lineamientos que rigen la gestión de gobiernos municipales y estatales y sus respectivos organismos, así como de las empresas paraestatales. Pretende ayudar también a mejorar los procesos administrativos, identificar los riesgos operativos y construir sistemas de medición y evaluación para dichas instituciones.

MÁS QUE SÓLO BUENAS INTENCIONES.

Beneficios PAFIEn lo que toca a los gobiernos municipales, el objetivo del Programa es ayudarlos a ejecutar sus operaciones de manera eficiente, ya que si un ayuntamiento posee un marco institucional operativo y administrativo limitado, difícilmente puede brindar un desempeño aceptable que le permita satisfacer las necesidades de los ciudadanos y construir un desarrollo urbano ordenado.

“La dinámica propia de los municipios, con los cambios de equipo, genera muchos espacios donde la continuidad operativa se ve alterada. Hay prácticas que quizáfueron bien intencionadas, pero que están desarticuladas una de otra, entonces terminas con muchas operaciones pero no necesariamente enfocadas en propósitos concretos, y sobre todo no justificadas en una razón puntual”, detalla sobre este programa Octavio Chávez Alzaga, director de ICMA Latinoamérica.

El PAFI se enfoca en cuatro áreas medulares de la administración: finanzas, recursos humanos, planeación y administración del marco legal. Así mismo, se ejecuta en igual número de etapas, las cuales consisten en definición y documentación de políticas, revisión y mapeo de procesos, análisis e identificación de riesgos operativos e institucionales y elaboración o consolidación del sistema de medición y evaluación.

La primera etapa consiste en poner en manuales o documentos los lineamientos y políticas operativas que sean necesarios en áreas clave de las administraciones municipales, previamente acordadas; con ello se busca además evitar la discrecionalidad y generar con ello un ambiente de certidumbre dentro del ayuntamiento. De acuerdo con Octavio Chávez, se trata de construir el “deber ser operativo” de una institución municipal.

Octavio ChávezUna vez que se establece el deber ser operativo, el paso siguiente consiste en realizar un mapeo de los procesos que el municipio lleva a cabo. En ese sentido, el PAFI establece que éstos, al ser un conjunto de actividades que se realizan alternativa o simultáneamente bajo un contexto con un fin determinado, deben ser sujetos de revisión constante para buscar mejorarlos o confirmar su buen diseño y ejecución.

La tercera etapa del Programa tiene por objetivo analizar e identificar los riesgos en los procesos operativos, especialmente en aquellos que intervienen en la prestación de servicios y la construcción y mantenimiento de infraestructura pública. Con ello se pretende implementar una cultura de prevención y análisis de los mismos mediante el diseño de un plan de prevención y administración de riesgos, así como la elaboración de indicadores que permitan darles un seguimiento puntual.

Por último, se elabora o consolida un sistema de medición y evaluación para revisar la ejecución de las políticas y los programas de gobierno, y después, se evalúa la operación; esto, de acuerdo con el Programa, conllevará a tomar decisiones para mejorar el desempeño del municipio. Una vez concluidas todas las etapas, el municipio tendrá un proceso objetivo y sistemático para la recolección, el análisis y el uso de la información, con el fin de determinar cuán eficiente y eficazmente se cumplen los objetivos de la administración.

“Es como prepararte para que ya puedas dar un brinco como organización, y todo esto tiene que quedar documentado, es parte del Programa, tiene que estar aprobado por cabildo en la parte de políticas”, apunta Chávez.

Si bien los resultados del Programa no son inmediatos, asegura que al término de su mandato, un alcalde podrá contar ya con los manuales de políticas operativas que respalden el porqué de la gestión del ayuntamiento. Apunta que se trata de un modelo ya hecho, que sólo requiere adaptarse al caso específico de cada municipio, y aproximadamente en dos años ya se puede contar con la base organizacional necesaria para implementar los cambios.

“En nuestra experiencia es cuando tienes un alcalde con voluntad de hacer cosas diferentes, en dos años puede ya tener la base y entregar a la siguiente administración esquemas muy puntuales de gestión. Lo único que hay que hacer es que se le vea el valor agregado”, concluye el director de ICMA Latinoamérica.

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