Campañas y eventos protocolarios

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Estratega en Protocolo, Relaciones Públicas y Comunicación. Estudió la maestría en Comunicación Social y Política y en los últimos años se ha especializado en la aplicación del Protocolo como herramienta de comunicación en las organizaciones y en los eventos. Profesor y speaker en diversos congresos y foros académicos y empresariales. twitter Twitter facebook Facebook Blog:felipereyesbarragan.blog

Han iniciado formalmente las campañas, y en los próximos 3 meses seremos testigos de una cantidad de reuniones, actos, celebraciones, eventos pues, en toda la extensión de la palabra, que los candidatos presidenciales aprovecharán para  generar un mayor contacto y entonces, traducirlo en  una grata experiencia, que tiene un objetivo concreto y especifico, generar un voto o al menos, una intención real de voto.

Pues bien, en esta entrega compartiré una serie de recomendaciones para que los eventos fluyan y sean exitosos en todos los sentidos desde el punto de vista del protocolo.

Para ello comienzo con un concepto de mi autoría: “Un jefe, responsable o encargado de protocolo debe crear las condiciones necesarias para que los eventos transcurran en orden, de forma segura y organizada y sobre todo, que abonen a la consecución de los objetivos deseados a corto, mediano y largo plazo” y para que esto pase debe haber una serie de condiciones a considerar.

Cuando hablamos de protocolo consideramos la precedencia, que no es más que el orden y lugar que ocupan las personas y también los objetos, estos últimos, elementos accesorios.

En protocolo tenemos 3 principios que bien vale la pena vayamos adaptando a nuestros eventos:

1.- Principio de ordenación: es decir, qué tipo de evento estamos organizando ¿Público, privado? ¿Un mitin? ¿Una asamblea?, etcétera.  Cuando tenemos claro qué estamos haciendo y para qué, entonces es más fácil definir el lugar y orden de todos los involucrados en la organización del evento.

2.-Principio de jerarquización: Con este principio categorizamos la ubicación adecuada, idónea o correcta de las personas y de los materiales, por ello contamos con categorización personal que se refiere al orden de las personas dentro de los espacios o áreas del evento y a la categorización material, la que ordena los símbolos, los objetos y las cosas. Por ejemplo, si en nuestro evento usamos la bandera nacional, primero debemos establecer para qué la usamos, pues no es un elemento decorativo, su presencia debe estar justificada y segundo, debemos establecer su lugar en la ceremonia o evento.  La bandera debe tener un lugar privilegiado y sobra decir que es la primera a la que se le rinde honores, aun sobre las personas ¿interesante no?

Aprovecho para recordar el peso que tiene el uso de los símbolos patrios, así como de los algunos elementos accesorios para reforzar primero, el objetivo del evento, segundo, para facilitar que el mensaje que se desea dar sea el adecuado y tercero, integrar todo de tal manera que todo fluya.

3.- Principio de armonización. Este principio es básico y sobre todo fundamental. Trata sobre “suavizar” y provocar que los eventos “fluyan” considerando las particularidades de las personas, por lo que el buen trato, el conocimiento sobre usos y costumbres y, sobre todo, el uso correcto del sentido común son fundamentales.

Te ejemplifico: Imagina que harás la presentación de la propuesta política, base de tu campaña, para ello, elijes un espacio amplio para congregar miles de personas y escoges un sábado a las 12:00 del mediodía. El espacio no cuenta con techumbre ni nada similar, lo revisaste en la pregira que debiste hacer y no te permiten colocar estructuras.

Con estos antecedentes, debes contemplar que posiblemente tengas desmayados, por lo que considerar servicios médicos es primordial, luego, espacios para que la gente pueda satisfacer sus necesidades, además, debes de armar un timing concreto, y sobre todo, ser puntual, de nada servirá que tengas la plaza llena a las 12 pm cuando tu candidato llegue a las 14:00 y la nota sea la cantidad de desmayos y espacios vacíos por un mal manejo de los tiempos y momentos.

El protocolo, el ceremonial y la etiqueta se basa en el factor humano, sí, ese factor que no puedes controlar y que termina por cambiar el rumbo de los eventos, para bien o para mal.

Por ello, cuando hablamos de protocolo no hablamos de imponer, sino de aconsejar para que el evento fluya, la gente se sienta cómoda y, sobre todo, se cumpla el objetivo del evento.

Y para que eso pase, es necesario entonces identificar las 3 fases del protocolo:

1era fase Estructura

En esta fase hacemos una revisión de todos los elementos humanos y materiales que requerimos para que el evento se realice. En esta fase empezamos a detectar particularidades, por ejemplo, si sabemos que para que el evento brille es necesario que asista una personalidad del mundo deportivo, tendremos que ir considerando desde la forma de llegada, el acceso, el recibimiento, una área de espera por un lado y por otro, el control de la prensa que ira por verlo, pero que dejará de lado nuestro evento y quizás la cobertura mediática sea entonces sobre la asistencia del deportista y no sobre la razón de organizar el evento.

2da fase Gestión

Sabiendo lo que necesitas y las particularidades de cada evento, entonces es momento de ir dando los siguientes pasos y empezar a armar el rompecabezas que significa ordenar y organizar el evento.

3era fase Asesoramiento

¡Esta fase es de suma importancia, pues aquí es donde entra el experto que sabe sobre costumbres, gustos, tradiciones, sobre el invitado, los asistentes, sobre todo!

¿Recuerdas la película “El diablo viste a la moda”? En una escena que se lleva a cabo en medio de una gala, la jefa es asesorada en cuanto a los invitados por una de sus asistentes, que usan un libro con las fotos de los invitados y sus principales características; pues bien, eso es asesoramiento.

Felipe Reyes Barragan

Asesor en protocolo y relaciones públicas

felipereyesbarragan.blog

felipereyesbarragan@outlook.com

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