Protocolo aplicado a los eventos

El mundo de los eventos, es  a la vez, el mundo de las emociones y de las experiencias, y esto incide en cómo debemos manejar la organización del mismo buscando que el objetivo principal se cumpla, y a la vez, trascienda en los asistentes. Y si esto lo aplicáramos en los eventos de gobierno o institucionales, tendríamos mayor impacto y mejor nivel de posicionamiento.

Claro, se lee fácil, por ello, debemos de apoyarnos de técnicas y herramientas que nos faciliten el acercamiento con los públicos, y es que los eventos son  momentos de comunicación en vivo, por ello no debemos dejar nada al aire, todo,  absolutamente todo debe estar medido, pero sin perder la sensación de calidez  que debe imperar en los eventos.

Hablar entonces de #Protocolo es hablar de comunicación. Protocolo se refiere, en su acepción cotidiana al “Conjunto de reglas de formalidad que rigen los actos y ceremonias diplomáticos y oficiales”, si bien es una buena definición, me gusta pensar que el protocolo es “crear las condiciones necesarias para que los eventos transcurran en orden, de forma segura y organizada, dando el lugar a los invitados, al anfitrión y cuidando, sobretodo, que el objetivo del evento se cumpla”.

Así, tenemos que si desde el principio sabemos quién nos visitará, podremos acomodarlos en función a un orden de precedencia, dándoles la atención merecida, o bien,  teniendo en claro el montaje que tendremos y el impacto que esperamos, así, si tenemos una bandera nacional, tendremos claro que es el elemento de mayor importancia y cuidado.

Cuando hablamos de un evento exitoso, hablamos de la combinación del protocolo, del ceremonial y la etiqueta, que integrados en tiempo, espacio y forma, dan lugar a una experiencia exitosa.

Saber quién recibe a quien, como se saluda, como se da el primer brindis, como nos sentamos en una mesa de negociación o en una mesa de celebración, o desde quien paga y como se debe hacer en una cita de trabajo son conocimientos que pueden marcar la diferencia y esto debe redundar en el beneficio de la comunidad.

Cuando hablamos de protocolo, hablamos de experiencia y formación pero también de sensibilidad, flexibilidad y adaptabilidad, los eventos no son perfectos, por ello organizar, desde el protocolo es un arte.

Protocolo y eventos, eventos y protocolo, todo se basa en dos preguntas, como organizamos y para que, con las respuestas correctas, podamos entonces trabajar y concretar, mezclar técnica y estrategia para lograr el objetivo propuesto.

Líneas arriba mencione que protocolo es comunicación, y aplicado a los eventos nos ayudaran las siguientes preguntas ¿Qué quiero comunicar? ¿Para qué quiero comunicarlo? ¿Qué espero que pase en mi evento? ¿a quién quiero llegar y para qué? No podemos olvidar que en un evento todo comunica, desde un mantel mal colocado, hasta un registro lento o una mala atención de un visitante. Son los detalles los que marcan la diferencia, y puedo asegurarte que si en tu próximo evento  utilizas de forma consciente el protocolo, tendrás mejores resultados.

Felipe Reyes Barragan

Experto en protocolo y Relaciones Públicas. Responsable de comunicación  y vinculación, con enfoque en comunicación social, empresarial y política así como en gestión y control de crisis.

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