Informe de gobierno paso a paso.

Informe _o13En el proceso de la construcción de la democracia mexicana, la rendición de cuentas de los funcionarios ha sido una de las exigencias más recurrentes de los ciudadanos a sus gobiernos. Si bien presentar un informe anual es una obligación para cada munícipe, desde el punto de vista de imagen, este compromiso constitucional debe observarse como una gran oportunidad para refrendar la buena fe depositada por los votantes en su opción política, al tiempo de hacer visible el esfuerzo y compromiso cotidianos del equipo de trabajo.

En cada estado de la república existe una ley orgánica o su equivalente que establece las responsabilidades, fechas y protocolos que debe seguir el presidente municipal para comparecer sobre la situación que guarda la administración pública. La mayoría de las entidades federativas y la Secretaría de Desarrollo Social (Sedesol) poseen guías sobre la forma correcta de integrar el documento y cómo presentarlo para cumplir la norma.

La recomendación es ir más allá del cumplimiento de la Ley. Además de rendir cuentas de los recursos, proyectos, programas, avances y tareas pendientes al Honorable Ayuntamiento y a los habitantes, se debe aprovechar esta oportunidad para transformarla en un encuentro que transmita el profesionalismo, la voluntad de servicio y el compromiso político del gobernante.

Tanto el reporte escrito como su presentación pública deben evitar la demagogia y concentrarse en destacar las acciones producto de decisiones tomadas en el seno del ayuntamiento, que resultaron de la negociación y los consensos. También es necesario notificar de las acciones aplicadas por el alcalde y su equipo de trabajo, en el cumplimiento de sus obligaciones —entre las que se incluyen sus promesas de campaña— sin perder de vista los objetivos establecidos en el Plan Municipal de Desarrollo (PMD). El contenido debe ser inteligible, objetivo, oportuno y verificable.

PLANEACIÓN DE LA CEREMONIA.

«La forma es fondo”, decía Jesús Reyes Heroles para señalar que la trascendencia de un hecho se vincula con la manera en la que se expresa. De ahí la importancia de una planeación meticulosa, para lograr que la presentación del informe se convierta en una portunidad de consolidación de la imagen positiva y de liderazgo del funcionario.

Se sugiere nombrar un coordinador encargado del plan que enliste necesidades y organice las actividades en torno a la ceremonia, que pueden comenzar por el diseño y entrega de invitaciones, así como la integración de la lista de asistentes, entre los que deben contarse por protocolo al gobernador de la entidad, funcionarios estatales y locales, otros presidentes municipales, diputados locales y federales, senadores, representantes de organizaciones civiles, académicos y miembros de la oposición. También es preciso convocar a activistas sociales, figuras públicas y, desde luego, a los medios de comunicación.

Éste es un acto solemne, por lo que es función del ayuntamiento definir el lugar, fecha y horario. Una vez precisados en acta de cabildo, se deberán verificar las condiciones del que será el recinto oficial, con el propósito de conseguir los recursos humanos y técnicos adecuados.

Los elementos indispensables para el desarrollo del encuentro son:

• Plan de trabajo y guión: serán las guías generales que detallen los tiempos de desarrollo de cada parte del informe, previo y durante su desarrollo.

• Encargados de tareas concretas: deberán tener claro cuál será su papel en el desarrollo de la ceremonia conforme al plan previsto y seguir las indicaciones del coordinador.

• Maestro de ceremonias experimentado: evitemos protagonismos e improvisación en quien cubra este rol fundamental, que deberá desempeñarse de manera seria y formal.

• Atención a prensa: identificar e incorporar en una hoja de registro a los reporteros, proporcionarles un distintivo que les permita la movilidad y darles material informativo.

• Iluminación suficiente y acorde: el horario es un elemento importante en este aspecto y debemos tener presente que se trata de una reunión oficial, solemne y no de una fiesta.

• Audio suficiente y de calidad: se sugiere hacer el montaje y pruebas de sonido al menos un día antes y escoger cuidadosamente los temas musicales que servirán de preámbulo, así como verificar que se cuenta con una versión del Himno Nacional de calidad.

• Transportación y hospedaje suficientes: ésta es una clave para estimular la asistencia de los invitados especiales.

• Identificación de alternativas: como parte del plan deberá establecerse al menos una opción adicional para cada aspecto considerado.

• Protección civil y seguridad: debido a que se trata de un acto multitudinario, debemos tomar todas las medidas preventivas a nuestro alcance para atender imprevistos.

• Convivio posterior: se trata de una comida o festejo que deberá estar planeado a detalle.

EL PROCESO.

El presidente municipal deberá proyectar seguridad, confianza y cordialidad, cualidades que obtendrá al familiarizarse con su discurso, al ensayar y cuidar la claridad de su pronunciación y entonación.

Se aconseja que su presentación personal sea pulcra, su vestimenta formal, congruente con la costumbre local y sin ostentaciones como alhajas o relojes. También es deseable que preste atención a su lenguaje corporal. No está demás sensibilizar a los colaboradores y familiares para que observen conductas adecuadas de sencillez y respeto.

Sobre su mensaje, lo ideal es que sea breve, conciso, con un lenguaje sencillo para que toda su audiencia lo comprenda y que contenga las ideas y postulados que orientan su acción política, así como las aspiraciones y metas de su mandato, que deberán ser realistas y asequibles. También se recomienda que contenga autocrítica con explicaciones claras sobre los errores cometidos y la forma en que se subsanan.

Finalmente uno de los puntos más relevantes consiste en establecer una estrategia de comunicación para difundir el trabajo y los logros del municipio. A grandes rasgos, habrá de destacarse lo más importante de la gestión, para establecer mensajes clave que se quieren difundir.

También se tiene que definir el público objetivo que recibirá esas ideas específicas, como medios de comunicación, los demás órdenes de gobierno, los poderes Legislativo y Judicial del Estado o de la Federación; la población en general, la cabecera, las comunidades y hasta los residentes en el extranjero… pero éste será tema de otra entrega.

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