Su presupuesto bajo control

Enrique ValladaresEl manejo adecuado de las finanzas es uno de los principales retos para las administraciones en todos los niveles de gobierno, pero principalmente para las presidencias municipales por su corto periodo de duración. Con menos de tres años de tiempo efectivo, las administraciones de las alcaldías deben gestionar un presupuesto asignado por las autoridades antecesoras, revisar el estado de las finanzas anteriores, generar su presupuesto para el segundo año y preparar la entrega de los recursos para la siguiente gestión en el tercero.

A pesar de ser una operación compleja, la mayoría de los tomadores de decisiones continúan elaborando sus presupuestos y planeaciones en las tradicionales hojas de cálculo, comenta Enrique Valladares, director de Ventas de las Soluciones para la Administración del Desempeño Empresarial (Enterprise Performance Management, EPM) de Oracle, proveedor de software de negocios.

Esto significa asignar un número importante de funcionarios públicos para el proceso y meses de trabajo —que dejan poco tiempo para una planeación del presupuesto y revisiones al vapor para su ejercicio—. Esta situación genera un alto margen de error, propuestas poco fiables e ineficientes, pérdida de presupuesto, mal manejo de recursos, poco aprovechamiento de los recursos públicos y nula transparencia.

PresupuestoPero el problema no es sólo de los gobiernos, también se presenta en el sector privado, porque hasta ahora los proveedores de aplicaciones empresariales habían dejado de lado todo el ciclo financiero, reconoce Valladares. En las grandes empresas se ha detectado que se requiere más de un mes, en promedio, para obtener la presentación de los resultados financieros, al tener que unificar los números de todos los departamentos. Más de cinco semanas para la presentación de un presupuesto y muchas más en la corrección de los modelos del mismo, por la modificación de alguna de las variables, como la cotización del peso frente al dólar.

Oracle detectó la necesidad y en 2007 adquirió la empresa californiana Hyperion Solutions Corporation. A partir de esta adquisición se desarrolló la suite de herramientas que facilitan el trabajo en todo el ciclo del proceso financiero: desde la planeación del presupuesto, la revisión de su ejecución, monitoreo, reasignaciónde recursos y presentación de resultados.

UNA MEJOR PLANIFICACIÓN

TI a su favorBásicamente, describe el directivo, el sistema Hyperion Public Sector Planning and Budgeting, especializado en entidades de gobierno, centraliza la información en una base de datos para presentarla en una interfase amigable para los usuarios del sistema —como las hojas de cálculo de Excel—, que les permite planificar y desarrollar presupuestos y pronósticos al automatizar todas las operaciones financieras.

En conjunto, todas sus herramientas permiten garantizar transparencia en la asignación de los recursos, control de su presupuesto y mejor planeación del gasto, asegura Valladares. Ofrecen transparencia al saber cómo se va invirtiendo el presupuesto asignado para las diferentes obras y servicios municipales, lo que se tiene pendiente por ejercer y si será suficiente para cubrir las necesidades de la localidad. Adicionalmente, facilita el control para hacer ajustes a tiempo en la asignación de los recursos, evitar sobrecostos al erario y hacer las inversiones correctas, enfocadas en la atención del ciudadano.

Herramientas del sistemaAl tener automatizada y centralizada la información, los presidentes municipales tienen la capacidad de planear mejor el desarrollo de las obras y compromisos que estableció con los ciudadanos durante los dos años de administración efectiva.

El directivo de Oracle describe que el escenario ideal para el uso de estas aplicaciones es que el municipio cuente ya con un sistema de gestión de los recursos del gobierno, conocido como ERP, para aprovechar la información generada en los reportes de cada departamento. Sin embargo, éste no es un requisito indispensable, ya que se puede instrumentar con la información que se obtenga de las hojas de cálculo con las que trabaja el departamento de Finanzas, enfatiza. Valladares asegura que la puesta en marcha del sistema, dependiendo de los recursos tecnológicos del municipio, puede tomar menos de un trimestre y de inmediato ser aprovechado por la administración.

Agrega que la principal forma para adquirirlo es por licenciamiento y que están trabajando con sus socios de negocio nacionales para establecer esquemas de renta de la aplicación tipo outsourcing.

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